Меню
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Методи прийняття управлінських рішень
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Інструменти та характеристики ефективного контролю реалізації управлінських рішень

Для того щоб контроль міг виконати свою істинну задачу, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен відповідати кільком важливим вимогам.

o Стратегічна спрямованість. Контроль повинен відображати загальні пріоритети організації і підтримувати їх. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісному вигляді або вимірювання її результативності за принципом " витрати (ефект " ніколи не повинна служити критерієм для рішення-чи потрібно вводити механізм контролю).

Діяльність в галузях, які не мають стратегічного значення, слід вимірювати не дуже часто, а про отримані результати можна нікому не повідомляти до тих пір, поки відхилення не стануть незвично великими. Абсолютний контроль над звичайними операціями (такими як дрібні витрати) не має сенсу і буде тільки відволікати сили від більш важливих цілей. За якщо вище керівництво вважає, що якісь види діяльності мають стратегічне значення, то в кожній такій ділянці обов'язково має бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність з працею піддається виміру. Природно, що стратегічні галузі в різних організаціях будуть різними, але всі організації потребують ефективних системах контролю.

o Орієнтація па результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією. Проведення вимірювань і повідомлення про їхні результати важливо тільки як інструмент для досягнення цієї мети. Необхідно ретельно стежити за тим, щоб ці засоби контролю не зайняли більш важливого місця, ніж дійсні цілі організації. Марно мати широку і точну інформацію про різноманітні відхилення від намічених цілей, якщо ця інформація не використовується для здійснення коригуючих дій. Це означає, що інформація про результати контролю важлива тільки тоді, коли доходить до осіб, що володіють правом провести на її підставі відповідні зміни. Коли контрольний механізм не спрацьовує, причина найчастіше криється в тому, що необхідно удосконалити структуру прав і обов'язків, а не процедуру вимірювань. Таким чином, щоб бути ефективним, контроль має бути інтегрований з іншими функціями управління.

У підсумку контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає бажаних цілей і в змозі сформулювати нові цілі, які забезпечать се виживання в майбутньому.

o Відповідність контрольованому виду діяльності. Для того щоб бути ефективним, контроль повинен відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливо. Непридатний механізм контролю може скоріше маскувати, а не збирати критично важливу інформацію.

o Своєчасність. Для того щоб бути ефективним, контроль має бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірів чи оцінок, який адекватно відповідає контрольованому явищу. Значення найбільш відповідного часового інтервалу такого роду визначається з урахуванням часових рамок основного плану, швидкості змін, а також витрат на проведення вимірювання і розповсюдження отриманих результатів.

Магазину роздрібної торгівлі, наприклад, може знадобитися досить точна щотижнева інформація про складські запаси. Це потрібно для впевненості у тому, що магазину є чим торгувати. Однак реальну фізичну інвентаризацію товарів для визначення втрат від крадіжок і розкрадань слід робити не частіше одного разу в квартал. Крім цього, найважливішою метою контролю залишається усунення відхилень перш ніж вони приймуть серйозні розміри. Таким чином, система ефективного контролю - це система, яка забезпечує необхідною інформацією потрібних людей до того, як розвинеться криза.

o Гнучкість. Контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін. Незначні зміни планів рідко бувають пов'язані з необхідністю серйозних змін у системі контролю. Так, фірма, що виробляє 100 різних товарів, повинна використовувати методи контролю запасів з тим, щоб контролювати будь-відносно велике збільшення чи зменшення кількості товарів, а також кількість кожного з видів товару, наявного в даний момент часу. Без достатньої (і досить значною) ступеня гнучкості система контролю не буде дієва в тих ситуаціях, для яких вона призначалася. Наприклад, якщо несподівано виникає новий фактор витрат, спричинений, скажімо, необхідністю адаптації до недавно прийнятого новим законодавством, то до тих пір, поки він не буде вбудований у систему контролю фірми, система контролю не зможе відстежувати виробничі витрати.

o Простота. Як правило, найбільш ефективний контроль - це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що, якщо система контролю дуже складна і люди, які взаємодіють з нею, не розуміють і не підтримують її, вона не може бути ефективною. Надлишкова складність контролю веде до безладу, який можна назвати синонімом втрати контролю над ситуацією. Для того щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям людей, взаємодіючих із системою контролю і реалізують її.

Існує багато прикладів організацій, затративших великі кошти на розроблення витончених методів контролю, які, однак, ніколи не використовувались, тому що були надто складними для людей, покликаних їх застосовувати.

o Економічність. Дуже рідко за допомогою контролю прагнуть досягти повної досконалості в роботі організації, оскільки прогресуючі удосконалення і поліпшення на останніх етапах вимагають непропорційно великих витрат зусиль і коштів. Так, кількість відвантажень продукції, одержуваних якоїсь звичайної фірмою, майже напевно не дуже велике. І, якщо вантаж не дуже цінний, краще оприбуткувати всю постачання в цілому, і примиритися з можливими розкраданнями, ніж перевіряти зміст кожного ящика - це буде коштувати дуже дорого. Ніколи не слід забувати, що всі витрати, здійснювані організацією, повинні приводити до збільшення її переваг і доходів. Витрати засобів мають наближати організацію до намічених цілей.

Таким чином, якщо сумарні витрати на систему контролю перевершують створювані нею переваги, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі, або ж ввести менш старанний контроль. Взагалі, оскільки в контролі приховано багато побічних витрат, таких як витрати робочого часу і відволікання ресурсів, які могли б бути витрачені на вирішення інших задач, то для того, щоб контроль був економічно виправданий, відношення витрат до можливого прибутку у нього має бути досить низьким. Звичайно, для того щоб визначити реальне співвідношення витрат і прибутку для системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові, так і короткострокові аспекти.

Отже, будь-який контроль, який коштує більше ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контролю над ситуацією, а спрямовує роботу по хибному шляху, що можна назвати ще одним синонімом втрати контролю.

 
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі тими

Контроль реалізації управлінських рішень
Основні характеристики та принципи прийняття та реалізації управлінських рішень
Розробка та контроль реалізації управлінських рішень
Процедури погодження та затвердження рішень в організації. Контроль реалізації управлінських рішень
Інструменти ефективного контролю, засновані на врахуванні особливостей поведінки персоналу
Форми підготовки і реалізації управлінських рішень
Взаємопов'язаність рішень і результатів їх реалізації
Пріоритет мети при розробці та реалізації управлінських рішень
ПРОЦЕС ПРИЙНЯТТЯ ТА РЕАЛІЗАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
Методи реалізації та оцінки результатів управлінських рішень
 
Предмети
Банківська справа
БЖД
Бухоблік і аудит
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика і естетика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Соціологія
Страхова справа
Товарознавство
Філософія
Фінанси