Меню
Головна
 
Головна arrow Маркетинг arrow Ділові комунікації
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Засоби внутрішньоорганізаційних комунікацій

Інформаційні джерела про фірму.

Сучасними фахівцями на практиці прийнято поділяти джерела інформації про тієї чи іншої компанії на два види: внутрішній і зовнішній. Під внутрішнім джерелом поширення інформації в компанії визначаються такі корпоративні комунікативні мережі і канали, по яких планомірно, цілеспрямовано і санкціонування протікає офіційна інформація. Під зовнішніми - інформація, отримана з зовнішньої (дальньої та ближньої) середовища організації: засобів масової комунікації (ЗМК), ЗМІ, партнерів, конкурентів, споживачів і клієнтів, органів влади і т. п. Під ближньої інформаційної середовищем прийнято розуміти тз соціальні групи та окремих представників соціуму, які безпосередньо можуть впливати на громадську думку про компанії, її імідж, продукт, бренд і т. д. На відміну від попередньої, далека інформаційне середовище - це те соціальне оточення, яке надає опосередкований вплив на компанію, наприклад, брокерська контора на торговельної біржі, законодавчий орган регіону або громадська палата і т. д.

Очевидно, що якщо поширення інформації про фірму відбувається не від її офіційних представників, достовірність такої інформації в уважного і вдумливого споживача викликає сумнів справедливе і довіра до джерела падає. Природно, що фірма не може контролювати такий інформаційний канал і відповідати за таку інформацію. Тим не менш, ніяк не відреагувати на що надійшли в інформаційний простір, можливо і тенденційні, відомості, буде тактично неправильно. Уважно відслідковувати всі відомості про фірму в інформаційних потоках інформаційного простору прямий обов'язок співробітників ПР-підрозділи даної організації, зокрема, її "спиндоктора" - фахівця зі зв'язків з громадськістю, професійно відповідає саме за цю діяльність. В іншому випадку компанія втрачає контроль над такою інформацією, що може обернутися для неї не найкращим чином. Будь-яка фірма, що прагне створити і зберегти позитивну громадську думку про себе і свій продукт, зацікавлена в тому, щоб її співробітники отримували інформацію "з перших рук", тобто з підконтрольних джерел інформації в офіційній інтерпретації, узгодженої та санкціонованою керівництвом фірми. Переслідувана при цьому мета полягає в тому, щоб надати своїм співробітникам інформацію в її найбільш прийнятному для споживача вигляді і якості, так як тут не може бути й мови про маніпуляції такою інформацією, оскільки своїх співробітників обдурити складніше, ніж громадськість, а крім того, обман буде коштувати набагато дорожче. І, звичайно, для фірми буде краще, якщо ця інформація буде виходити від неї самої.

У будь-якій організації її працівники схильні брати участь у наступних процесах:

o виділяти із зовнішнього оточення важливе і неважливе для організації;

o розробляти шляхи і способи вимірювання досягнутих результатів;

o знаходити пояснення успіху і невдачі в досягненні цілей та ін.

Канали розповсюдження інформації всередині фірми.

У будь-якої організації, навіть найменшої, неминуче реально існують і продуктивно використовуються як мінімум два комунікативних каналу - офіційні і неофіційні засоби спілкування. Це комунікації - усні (інформаційні повідомлення, наради, "летючки", "п'ятихвилинки" і т. д.) і письмові (замітки, записки, інструкції, завдання, накази, розпорядження тощо). В більш великих організаціях в якості каналів комунікації використовують: внутрішньокорпоративні друковані засоби поширення інформації - газети, інформаційні листки новин; інформаційно-довідкові публікації для менеджерів (або управлінські публікації); щорічні звіти організації; стінгазети і дошки оголошень та наочної агітації; внутрішньокорпоративні системи сповіщення (радіо, телебачення, відео тощо); Інтернет (електронна пошта); збори, конференції та зустрічі трудового колективу з керівниками; чутки і т. д. Всі ці види внутрішніх комунікацій (їх наявність або відсутність) є показником культури внутрішньоорганізаційних відносин і формують образ організації в очах її працівників.

Розглянемо детальніше найбільш часто використовувані в більшості вітчизняних організацій внутрішньокорпоративні канали комунікацій - корпоративні газети, дошка наочної агітації та оголошень, особисті зустрічі глави фірми з співробітниками, зборів, записки подяки та щорічні звіти.

Листки новин. Даний вид інформаційних матеріалів може бути виконаний у вигляді тематичних форматних збірників або окремих самостійних листівок. Випуск по конкретній тематиці (новини ринку, нові проекти, персонал) може, наприклад, забарвлюватися у свій власний колір. Поширення листків по підписці дозволяє співробітникам відділу по зв'язках з громадськістю з'ясувати рейтинг того чи іншого виду інформації у працівників; актуальність піднятих питань; зацікавленість співробітників, зайнятих (згаданих?) в інформації, що міститься у листках та ін. Листки можуть також поширюватися за принципом "прочитав - передай іншому" або адресно керівникам структурних підрозділів. Крім того, вони можуть викладатись у кількох місцях у спеціальних лотках відкритого доступу, де співробітники можуть вільно отримувати. Листок новин повинен виходити регулярно у встановлені і заздалегідь відомі (визначені в наказовому порядку) строки і в заданому обсязі. Для співробітників, згаданих у подібних інформаційних бюлетенях, це повинно бути додатковим мотиваційним подією. Вони повинні його чекати з нетерпінням. Листок повинен служити важливим засобом управлінської комунікації і одночасно - потужним знаряддям у руках підрозділи, що регулює взаємини між товаришами по службі компанії. Для підвищення ефективності впливу важливо також постаратися передбачити механізм зворотного зв'язку, щоб він забезпечував двосторонню комунікацію, виражаючи не тільки позицію керівництва фірми, але і думки інших співробітників.

Редактору листка доводиться вирішувати ряд проблем. Відбір інформаційних фактів, подій, приводів та ін. повинен фокусуватися на організаційних стратегії та управлінських цілях. Необхідно висвітлювати організаційні зміни - реструктуризацію, поглинання, зміни у структурі та ієрархії менеджменту, перестановки в керівництві компанії і т. д. Статті повинні відображати події у всіх місцерозташуваннях і відділеннях організації, так само як і показувати різні типи людей, зайнятих в організації.

Управлінські публікації. Менеджери середньої ланки фірми повинні бути добре інформовані про те, що відбувається в організації, оскільки вони повинні постійно забезпечувати взаємодію її окремих компонентів. Систематичні публікації для менеджерів - один із шляхів забезпечення цієї вимоги. Багато компаній часто публікують бюлетені для менеджменту з інформацією про персональні зміни, переміщення офісів, нових телефонних номерів та переглянутої соціальної політики компанії. По мірі появи розробок нових продуктів, надзвичайних новин компаній або інших подій випускаються спеціальні бюлетені.

Нерідко співробітники заперечують проти того, що внутрішні публікації не розкривають деталей, а репортери обізнані про корпоративної діяльності більше самих працівників. Оскільки менеджери персонально зацікавлені в діяльності організації, управлінські публікації мають успіх і повинні використовуватися в топ-менеджменті для створення і підтримки корпоративного духу.

Щорічні звіти для персоналу. Відносно новим і менш поширеним засобом для російських організацій є щорічні звіти для персоналу, добре відомі в практиці іноземних компаній. Такі звіти можуть друкуватися паралельно з щорічними звітами для акціонерів або поширюватися як єдині річні звіти. Природно, що багато співробітників цікавляться результатами роботи компанії й тим, що робить менеджмент для її майбутнього. Річний звіт несе інформаційну функцію, відображаючи діяльність і значні події компанії протягом року. При цьому він повинен нести і мотиваційну функцію, підспудно звертаючись до почуття корпоративної причетності, гордості і патріотизму співробітників.

Річний звіт для працівників фірми може бути настільки ж складний як і звіт для акціонерів, або настільки ж простий, як коротке висвітлення подій року в компанії. Типовий щорічний звіт для персоналу включає наступні пункти.

1. Звернення-лист вищого керівника до штату компанії, розглядає результати роботи за рік і містить подяку співробітникам за їх допомогу в досягненні результатів.

2. Опис компанії, просте графічне пояснення того, що організація являє собою, і де розташовані її відділення, філії.

3. Організаційна політика. Пояснення поточних завдань, рішення яких управлінський апарат має серйозні наміри і у вирішенні яких він шукає підтримки своїх співробітників.

4. Звіт про використання фондів. Часто тут прикладається графік, що описує, як компанія використовувала кожен рубль або долар, який вона привернула.

5. Фінансове становище компанії з описом активів, заборгованостей компанії і власності акціонерів у динаміці.

6. Висвітлення соціальної відповідальності. Обговорення ролі організації у вирішенні соціальних завдань суспільства.

7. Висвітлення аспектів фінансової політики компанії в питаннях оплати праці штатних працівників компанії - загальний опис зарплат, допомог-пільг та інших форм заохочення.

8. Матеріали, що акцентують людський аспект, що показують значимість для організації. Це можуть бути коментарі фахівців про роботу, нариси, есе і т. д.

Введення внутрішнього телебачення і виготовлення відеофільмів має зазнати попередньою моніторингу з опрацюванням фахівцями PR наступних питанням.

o Навіщо нам цей відеофільм?

o Чого ми прагнемо досягти цим відеофільмом?

o У чому ідея відеофільму?

o Чого ми хочемо домогтися від глядачів, які подивилися цей відеофільм?

o Наскільки хороший сценарій?

o Достатньо високо якість нашого мовлення?

o Достатності професійно виконаний наш відеоролик порівняно із звичайним телебаченням?

o Наскільки професійна команда творців нашого фільму?

o Де наші глядачі побачать відео?

o Якими засобами комунікації ми зможемо підтримати відео?

Внутрішньокорпоративні газети. Зазвичай внутрішню газету визначають як некомерційне видання, що випускається організацією для підтримки контакту з співробітниками і із зацікавленою громадськістю за межами організації. Так звані "багатотиражки" настільки сильно різняться один від одного розмірами, стилем, шрифтами та ін., що їх легше класифікувати за складом читачів. Вони видаються для внутрішнього користування, для розповсюдження за межами організації або для цих двох груп читачів одночасно. Іноді в деяких організаціях вважають за доцільне видавати два види фірмових друкованих видань для розповсюдження серед співробітників (для внутрішнього користування) і для зовнішнього середовища компанії. "Головним завданням багатотиражки для внутрішнього користування є створення в колективі почуття єдиної сім'ї, зміцнення довіри до керівництва, роз'яснення політики організації, залучення працівників до співпраці з адміністрацією, пробудження у них інтересу до справ організації. Але якщо газета буде займатися тільки цим, вона буде нудною, як би оригінально ні подавалися матеріали. Тому в газеті повинні бути статті і на більш загальні теми, вона повинна більш повно висвітлювати діяльність співробітників".

Перейдемо до опису тем, висвітлюваних у внутрішньофірмових газетах. Е. А. Блажнов пропонує наступний рейтинг тем.

1. Цілі, завдання та принципи корпорації. Накази та розпорядження керівництва. Інформація та чутки про вищому керівництві.

2. Структурні перебудови (реорганізація) апарату управління.

3. Модернізація обладнання.

4. Перехід на випуск повий продукції.

5. Фінансові успіхи (прибуток, збитки).

6. Вакансії, звільнення, призначення.

7. Зростання зарплати.

8. Зміна внутрішнього розпорядку. Умови праці.

9. Скорочення штатів.

10. Перепідготовка кадрів.

11. Пільги працівникам.

12. Премії, доплати.

13. Участь у професійних конкурсах; нагороди у зв'язку з цим.

14. Умови відпочинку, спортивна команда.

15. Зовнішні умови, що впливають на результати корпоративної діяльності (нові законодавчі акти, передкризова ситуація, ринкова кон'юнктура й ін).

16. Успіхи і невдачі конкурента.

17. Благодійна діяльність.

18. Успіх/невдачі торговельної та престижної реклами.

19. Престиж корпорації у дзеркалі громадської думки.

20. Пошук нової роботи.

21. Історія корпорації.

22. РR-програма оптимізації корпоративних відносин.

23. Редакційні статті (поточні питання корпоративної політики).

24. Інтерв'ю з керівниками.

25. Заяви для друку керівництва.

26. Звіти з прес-конференцій.

27. Фотонариси (створення іміджу керівника).

28. "Запитували - відповідаємо".

29. Престижна реклама корпорації в цій газеті.

30. Колонка оглядача (колумніста).

Дошка наочної агітації та оголошень. Цей вид комунікативної зв'язку надає наказами, розпорядженнями та іншими видами управлінської документації відтінок неформального обігу. Адже на тій же самій дошці, поряд з останнім наказом, може розміститися оголошення спортивної секції з шахів або бальних танців. Дошка оголошень точно моделює специфіку корпоративного спілкування даного колективу: сам набір оголошень, їх тематика, періодичність, дизайн чітко визначають коло питань, що виносяться керівництвом для безпосереднього інформування. І ще: оголошення показують, наскільки ефективна зворотній зв'язок взаємодії співробітників різного рівня. Гідність дошки оголошень полягає в оперативності впливу на думку і поведінку малих груп, високий ступінь персоналізації обігу. Дух корпоративної єдності особливо підтримують привітання від імені керівництва, співчуття, оголошення про благодійних акціях і т. д. 1

Особисті зустрічі голови з працівниками фірми

Цей канал комунікації високо цінується службовцями серед усіх джерел отримання управлінської інформації, що підтверджує більшість досліджень. Чим вище посада, тим авторитетніше судження. Службовець відчуває свою приналежність до вироблення корпоративної політики, важливих управлінських рішень.

Записки подяки. Форма нематеріального заохочення працівників компанії, яка останнім часом все частіше використовується в менеджменті, оскільки її публічність є відмінним додатковим мотивуючим фактором. Співробітник, удостоєний публічної подяки від керівника компанії, відчуває почуття власної важливості і ілюзію власної незамінності, а також підвищену значимість власної ролі для "доль" всіх інших співробітників. До негативного якості даної форми управлінської комунікації відноситься той факт, що у випадку частого та регулярного застосування втрачається її смислове функціональний зміст. Співробітники перестають розцінювати цю форму заохочення як еквівалент свого затраченої праці.

Збори та брифінги. Ставлення наших співгромадян до суспільно-значущим заходам, таким як збори тощо, здебільшого залишає бажати кращого. Це пояснюється тим, що дуже часто такі збори проводилися формально, перетворюючись на фарс, і тому втрачали свою функціональну значимість. Крім цього, для успішності соціально значущих громадських заходів необхідною є умова актуальності інформаційного приводу (події) для мас. Захід має бути ініційоване "знизу", а виконано "зверху". Тільки в цьому випадку є гарантія успіху. Поступово, під впливом зовнішніх об'єктивних соціальних причин (багатопартійний політичний устрій країни, коммерциализационные процеси в економіці, демократизація у соціально-управлінській середовищі, конкуренція тощо), ставлення наших громадян до громадських заходів змінюється. Підкреслено неформальний характер, відсутність умови "обязаловки" і т. д. сприяють тому, що у людей знову зростає довіра до втрачених нашим традиційним формам соціально значимих подій.

Збори, конференції, зустрічі виборців, брифінги тощо можуть проводитися в організаціях з різними соціально значущих приводів і з різною регулярністю. Для того щоб не випускати структуру з під управління і тримати загальну ситуацію під невсипущим контролем, не допускаючи анархії в процесі комунікативної взаємодії, громадські соціально-значимі заходи повинні бути чітко сплановані і організовані фахівцями зі зв'язків з громадськістю фірми, з залученням різних зацікавлених структур організації. Це, насамперед, можуть бути підрозділу з управління персоналом та кадрова служба. Завданням підрозділу зв'язків з громадськістю є створення можливостей для безпосередніх комунікацій менеджера та інших співробітників фірми. Головне значення такого прийому - в неформальному спілкуванні присутніх, що дозволяє ознайомитися і обмінятися інформацією десяткам присутніх.

На думку Самюеля Воклейна, голови правління фірми "Болдуін локомотив Уоркс", "...рядовим людиною легко керувати, якщо ви користуєтеся у нього повагою і покажете йому, що поважаєте його за яку-небудь здатність".

Щорічні звіти. Як зазначає В. Альошина, щорічні бізнес-звіти для співробітників у нашій країні є відносно новим і менш поширеним засобом донесення організаційної інформації, в той час як зарубіжні фірми давно їх використовують. "Такі звіти можуть друкуватися паралельно з щорічними звітами для акціонерів або розповсюджуватися всередині організації як єдині річні звіти... Щорічний, або річний звіт несе інформаційну функцію, відображаючи діяльність і значні події компанії протягом року. При цьому він повинен носити і мотиваційну функцію, неявно звертаючись до почуття корпоративної причетності, гордості і патріотизму".

 
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі тими

Характеристики внутрішньоорганізаційних комунікацій
Засоби та канали комунікації в менеджменті
Переконуюча комунікація
Контрольовані та неконтрольовані засоби комунікації
Типи комунікації
ВИДИ І ФОРМИ КОМУНІКАЦІЇ
Роль невербальних комунікацій на міжнародних переговорах
МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ТЕОРІЇ КОМУНІКАЦІЇ
Спілкування з користувачами послуг та використання засобів комунікації
Корпоративний кінотеатр як елемент внутрішньої підтримує комунікації
 
Предмети
Банківська справа
БЖД
Бухоблік і аудит
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика і естетика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Соціологія
Страхова справа
Товарознавство
Філософія
Фінанси