Меню
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні системи і технології в економіці і управлінні
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Види інформаційних систем управління документаційне забезпечення підприємства

Всі інформаційні процеси, що протікають у підрозділах апарату управління (так само як і документи), можна розділити на два види: формализуемые процеси, для яких існують алгоритми обробки інформації, і не формализуемые. Для автоматизації формалізованих процесів (становлять до 90% усіх процесів) використовують спеціально розробляються для підприємств і організацій економічні інформаційні системи.

Впровадження інформаційних систем управління документами (ИСУД) передбачає здійснення автоматизації управління інтелектуальними активами і бізнес-процесами підприємства, що визначає успішність його діяльності. Інформаційні системи управління інтелектуальними активами представляють абсолютно нові можливості для менеджменту підприємства та його співробітників і пов'язані зі створенням, поширенням і пошуком знань, що містяться в документах фінансової, юридичної, науково-технічного, нормативно-довідкового, організаційно-розпорядчого, проектно-конструкторського, маркетингового, експлуатаційного характеру, які створюються в різних функціональних підрозділах підприємства на різних етапах життєвого циклу продукції та послуг.

Узагальнена схема бізнес-процесів, реалізованих на підприємстві (рис. 6.1), відображає основні інформаційні та документаційні потоки, які супроводжують базові бізнес-процеси.

Рис. 6.1. Схема бізнес-процесів підприємства

Управління інтелектуальними активами підприємства може здійснюватися за допомогою систем різної складності. Різновиди ИСУД та їх характеристики наведені на рис. 6.2 і в табл. 6.1.

Інформаційні системи управління документами (Electronic Document Management - EDM) забезпечують процес створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації.

Рис. 6.2. Різновиди інформаційних систем управління документаційного забезпечення підприємства

Таблиця 6.1

Характеристики різних систем управління електронними документами

Вид ИСУД

Характеристика

Постачальники продуктів даного класу

Орієнтовані на бізнес-процеси (Busincss-process EDM)

Призначені для специфічних вертикальних і горизонтальних додатків, іноді орієнтовані на використання в певній індустрії. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, управління записами і потоками робіт і т. д.

Documentum, FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird (PC DOCS)

Корпоративні (Enterprise-centric EDM)

Забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами і їх публікації, доступну, як правило, всім користувачам в організації. Основні можливості цих систем аналогічні систем, орієнтованих на бізнес-процеси. Відмінною особливістю є спосіб використання і поширення. Аналогічно таким засобам, як текстові редактори і електронні таблиці, є стандартним "додатком за замовчуванням" для створення і публікації документів в організації

Lotus (Domino. Doc), доповнення до Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Key file Corp., Oracle (Context)

Системи управління контентом (Content Management)

Забезпечують процеси відстеження, створення, доступу, контролю та доставки інформації аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх подальшого повторного використання та компіляції. Потенційно доступність інформації у вигляді документів, а у вигляді об'єктів полегшує процес обміну інформацією між додатками

(Content Management): Adobe, Excalibur

Системи управління інформацією (портали) (Information Management)

Забезпечують агрегування, управління і доставку інформації через мережу Internet, Intranet і Extranet. Ці технології забезпечують фундамент створення інформаційних порталів.

Дають можливість організаціям накопичувати і використовувати експертизу в розподіленої корпоративної середовищі на основі застосування бізнес-правил, контексту і метаданих.

Дозволяють застосовувати статичні і динамічні публікації для забезпечення більшої інтерактивності і засобів спільної роботи

Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)

Системи управління образами (Imaging)

Перетворюють інформацію з паперових носіїв у цифровий формат, як правило це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний для роботи в електронній формі

Adobe

Системи управління потоками робіт (Workflow Management)

Забезпечують систематичну маршрутизацію робіт будь-якого типу в рамках структурованих і неструктурованих бізнес-процесів.

Використовуються в цілях прискорення бізнес-процесів, збільшення ефективності і ступеня контрольованості процесів в організації

Lotus (Domino/ Notes і Domino Workflow), Jet form, FileNet, Action Technologies, StafFware

Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або ієрархічної файлової системи. Типи файлів, які, як правило, підтримують ИСУД, включають в себе текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо - і відеодані, web-документи.

Загальними можливостями ИСУД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека.

Інформаційні матеріали, що мають високу цінність, створюються щодня, розміщуються в глобальних мережах, поширюються в різних професійних колективах. В епоху інформаційної революції та мережевих організацій формалізовані документи, доступні тільки фахівцям, не можуть більше служити сховищем корпоративних знань.

Інформаційні системи управління діловодством забезпечують роботу з електронними версіями документів та реквізитами реєстраційно-контрольних форм відповідно до прийнятих у країні правилами і стандартами діловодства.

Основним призначенням цих систем є документальна реєстрація тих чи інших доконаних подій (наприклад, "документ прийнятий до виконання", "документ передано на виконання конкретного працівника", "документ дано відповідь" і т. д.) у відповідності з прийнятими правилами. Функції ИСУД, орієнтованої на бізнес-процеси, наведено на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Перелік функцій систем управління діловодством і документообігом підприємства

Системи керування діловодством відносяться до класу систем, орієнтованих на бізнес-процеси (часто з елементами управління потоками робіт). Бізнес-процес при цьому називається "традиційним вітчизняним діловодством". Це дуже специфічні вертикальні рішення. У цьому їх достоїнства і недоліки.

Системи управління документообігом забезпечують строго регламентований і формально контрольований рух документів всередині і поза організації на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Ці системи не тільки реєструють дії і події, але і підтримують самі процеси роботи над документами. Конкурентні переваги таких систем наведені на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Конкурентні переваги систем управління електронним документообігом

Основна відмінність і перевага корпоративної інформаційної системи управління документами в порівнянні з системами діловодства і документообігу полягає в тому, що це рішення, яке забезпечує універсальну, повсюдно доступну середовище для роботи та зберігання всіх типів документів у масштабі всієї організації в цілому.

Зазначимо, що користувачами:

o систем управління діловодством є співробітники обмеженої кількості структурних підрозділів банку, наприклад, управління справами, секретаріати, канцелярії, загальні відділи, експедиції;

o систем управління документообігом - окремі співробітники багатьох підрозділів, залучених в якийсь загальний бізнес-процес;

o корпоративних систем управління документами - практично всі співробітники всіх підрозділів підприємства.

Корпоративна система управління електронними документами володіє основними властивостями, наведеними на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Властивості корпоративної інформаційної системи управління електронними документами

Сучасні системи управління інтелектуальними активами підприємства містять у своєму ядрі прикладні системи, які підтримують так звані Workflow-технології (технології підтримки потоків завдань). Ці технології створюють за допомогою графічного редактора довільні маршрутні схеми, призначають правила переходу етапів бізнес-процесів від одного користувача до іншого через діалоговий інтерфейс без програмування і забезпечують графічний або формальний моніторинг проходження процесів між користувачами з можливістю розбіжності, сходження, вкладеності, умовних переходів. Вони дають можливість внесення змін, що дозволяють оптимізувати будь-який процес на основі аналізу його поточного стану, і одночасно з цим документувати зміна та автоматизувати нові дії операторів в ході його виконання.

Робота в середовищі web-браузера забезпечує всім користувачам доступ до порталу управління документами. Ця платформа надає можливості реалізовувати довільні схеми процесів роботи з документами.

Таким чином, ієрархія інформаційних технологій, застосовуваних для управління інтелектуальними активами підприємства, по мірі їх розширення від приватних до більш загальним, наступна.

1. Системи керування діловодством.

2. Системи управління документообігом (Business-Process Electronic Document Management - BP EDM).

3. Системи управління документами, включаючи корпоративні (Enterprise-centric Electronic Document Management - EC EDM).

4. Системи управління інформацією (Information Portal, Information Management - IM).

5. Системи управління потоками робіт (WorkFlow Management - WFM).

Враховуючи слабку розвиненість інформаційних систем управління електронним документообігом на вітчизняних підприємствах, докладно зупинимося на розгляді корпоративних систем, від впровадження яких можна отримати два типи переваг: тактичні і стратегічні.

Тактичні переваги пов'язані в основному зі скороченням витрат (рис. 6.6). Їх досить легко визначити і виміряти. Вимірювані в грошовому вираженні переваги можуть бути розраховані на основі підрахунку того, скільки можна прибрати фізичних шаф для зберігання документів, скільки площ звільнити, скільки звільнити серверів, які часто зберігають багато копій одних і тих же документів.

Рис. 6.6. Тактичні переваги впровадження корпоративних систем управління електронними документами підприємства

Експерти фірми "Siemens Business Services" стверджують, що 30% часу робочих груп витрачається на пошуки і узгодження документів; 6% документів безповоротно губляться; копіюється до 20 разів кожен внутрішній документ; на 20-25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; на 80% нижче вартість архівного зберігання електронних документів в порівнянні з паперовими.

Впровадження інформаційної системи управління документами підприємства на базі Lotus Notes Domino.Doc дозволяє економити до 330 дол. у рік у розрахунку на одного працівника; при вартості робочого місця Domino.Doc близько 140 дол. (при розрахунку на 100 працівників) отримують дворазову окупність ліцензій на технологію протягом одного року. При використанні наявних у Domino.Doc механізмів роздільного редагування, контролю версій і процесу узгодження і затвердження документів економиться близько 40% часу працівників підприємства.

До стратегічним відносяться переваги, які пов'язані з поліпшенням ключових бізнес-процесах підприємства (рис. 6.7), наприклад з зростанням обороту чи прибутку, якщо мова йде про комерційних процесах, або з поліпшенням якості роботи, прийняття рішень, обслуговування, якщо мова йде про допоміжних процесах. По самій своїй природі ці переваги важче виміряти. Самі стратегічні переваги можна розділити на дві великі групи: середній рівень досягнутих переваг (середній рівень складності) і високий рівень досягнутих переваг (високий рівень складності).

Рис. 6.7. Стратегічні переваги від впровадження корпоративних інформаційних систем управління документами

Наприклад, перші користувачі корпоративних інформаційних систем управління документами на базі Lotus Notes Domino. Doc отримали такі результати: на 10% зменшення вартості інженерної розробки продуктів або послуг; на 20% - скорочення часу циклу розробки; на 30% - зменшення часу, що витрачається на реалізацію змін в продукті або послузі; на 40% - скорочення змін у продуктах/послугах.

Системи управління знаннями розглядаються як найближча перспектива розвитку корпоративних систем управління документами.

Рішення по керуванню знаннями передбачають наявність продуктів, які забезпечують пошук потрібних людей, надання їм загальнодоступного віртуального простору (місця), і управління фактами, які ці люди шукають або створюють.

Таким чином, корпоративні технології управління документами на підприємстві підтримують ефективні засоби роботи з інформацією, включаючи автоматизацію процесів, а також можливості спільної роботи людей з документами. У цьому сенсі вони є важливою, але не єдиною складовою реалізації концепції управління знаннями.

Управління документами та управління знаннями з "технологічної" точки зору показано на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Напрямки розвитку технологій управління документами і знаннями

Компанія "IDС" в ході свого дослідження на основі опитування корпоративних менеджерів виявила, що такі технології вважаються найбільш важливими в контексті проектів з управління знаннями (в міру убування важливості): передача повідомлень, електронна пошта; управління документами; засоби пошуку; корпоративні інформаційні портали; сховища даних; засоби колективної роботи; Workflow-технології; тренінг через web.

Таким чином, інформаційні системи управління документами є частиною більш великої концепції управління знаннями, яка, за визначенням, тягне за собою систематичне посилення ролі як інформації, так і експертного досвіду для досягнення наступних чотирьох бізнес-цілей: інновації, компетентність, ефективність, швидкість реагування.

Документи є контейнерами, що містять у собі значну частину знань організації, і в цілому являють собою один з найбільш значущих її активів. Одне тільки управління документами забезпечує ефективне використання знань і досвіду. Документи можуть не тільки відповісти на питання "Що ми знаємо?", але також і на питання "Хто це знає?".

Ефективна система управління документами підприємства легко може бути розширена для того, щоб служити платформою вертикальних програм, спрямованих на задоволення специфічних бізнес-вимог його клієнтів.

 
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі тими

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ В УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМСТВОМ
ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Розробка інформаційного забезпечення систем управління підприємством
Кадрове, інформаційне, технічне і правове забезпечення системи управління персоналом
Інформаційне забезпечення в системі управління маркетингом
Інформаційне забезпечення системи управління людськими ресурсами
Інформаційно-технічне забезпечення системи управління персоналом
Інформаційне забезпечення фінансового управління
Інформаційне забезпечення системи управління людськими ресурсами
МЕТОДИЧНІ ОСНОВИ СТВОРЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ І ТЕХНОЛОГІЙ В УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМСТВОМ
 
Предмети
Банківська справа
БЖД
Бухоблік і аудит
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика і естетика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Соціологія
Страхова справа
Товарознавство
Філософія
Фінанси