Меню
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні системи і технології в економіці і управлінні
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Організація електронної системи управління документообігом

Однією з функціональних підсистем КІС підприємства є електронна система керування документообігом (ЕСКД), метою розробки якого є підвищення ефективності управління економічними системами на основі автоматизації управління документообігом і діловими процесами, всіх видів робіт з документами, що забезпечують і координують спільну діяльність всіх учасників процесу управління.

Створювані в даний час електронні системи управління документообігом повинні відповідати основним вимогам КІС.

Масштабованість. Бажано, щоб система електронного документообігу могла підтримувати як кілька одиниць, так і декілька тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати свою потужність визначалася тільки потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такої вимоги може бути забезпечено з допомогою підтримки індустріальних серверів баз даних виробництва таких компаній, як "Sybase", "Oracle", "Informix" та ін., які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, тим самим забезпечуючи найбільш широкий спектр продуктивності.

Розгалуженість. Основні проблеми при роботі з документами виникають у територіально-розподілених організаціях, тому архітектура систем електронного документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків. Причому розподілені майданчики можуть об'єднуватися найрізноманітнішими по швидкості і якості каналами зв'язку. Також архітектура системи повинна підтримувати взаємодію з віддаленими користувачами.

Модульність. Цілком можливо, що замовнику може не знадобитися відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, а іноді спектр вирішуваних замовником завдань менше, ніж весь спектр завдань документообігу. Тоді очевидно, що система електронного документообігу повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.

Відкритість. Система електронного документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем, наприклад, коли необхідно інтегрувати систему з іншими прикладними системами, зокрема бухгалтерської програмою. Для цього система документообігу повинна підтримувати загальні стандарти обробки і передачі даних та мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання та інтеграції з іншими системами.

Успіх діяльності компаній визначається тим, наскільки добре у них управляють інформацією: доходить вона своєчасно до тих, кому необхідна. Платформа ЕСУД повинна закладати фундамент для побудови на підприємстві системи управління корпоративним вмістом, де всі функціональні компоненти будуть взаємопов'язані між собою. Платформа для управління включає в себе наступні основні функціональні компоненти:

o всеосяжне управління вмістом;

o повний життєвий цикл змісту;

o створення додатків для управління вмістом.

Всеосяжне управління змістом - це можливість

керувати будь-яким вмістом у будь-який час і в будь-якому місці. Система повинна підтримувати файли всіх відомих форматів, у тому числі мультимедійні, і дозволяти легко розширювати цю підтримку на нові формати. Ви зможете управляти практично всіма типами знань - документами, web-содсржанисм, XML, графікою і мультимедійною інформацією, фіксованим вмістом (таким, як звіти та записи), інформацією коштів колективної роботи (повідомленнями електронної пошти, дискусіями та ін). У ЕСУД повинні бути закладені засоби інтеграції з багатьма популярними інструментами розробки змісту і управління всіма етапами його життєвого циклу, починаючи зі створення і розповсюдження до архівації та знищення відповідно до регулюють ці процеси нормами і корпоративною політикою.

Всеосяжне управління вмістом також передбачає ефективне використання інших компонентів корпоративної інфраструктури, зокрема операційних систем, засобів програмування, систем управління реляційними базами даних, сервери web-додатків, служб контролю доступу і корпоративних додатків типу ERP і CRM; ЕСУД може бути інтегрована з усіма цими системами. Платформа дає розподілене сховище змісту, до якого можна звертатися в будь-який час, перебуваючи в будь-якій точці земної кулі.

Платформа ЕСУД повинна керувати вмістом з моменту його створення або одержання на всьому шляху до кінцевого пункту призначення. Маршрути і пункти призначення бувають різними, вони залежать від завдань, в числі яких публікація інформації про продукцію на web-сайті, надання субпідрядникам технічних специфікацій, донесення до місцевих представників відомостей про нові ініціативи з продажу або напрям клієнтам рахунків. Зрозуміло, шлях змісту може завершуватися його архівуванням або знищенням.

Процеси створення і управління вмістом не менш важливі, ніж процеси публікації. Хоча різні програми орієнтовані на роботу з визначеними типами змісту, в них використовується однакова модель управління його життєвим циклом. Згідно з нею життєвий цикл змісту складається з чотирьох основних етапів:

o створення і збір;

o управління;

o поширення;

o архівування.

У ЕСУД повинні бути кошти, необхідні на кожному з цих етапів, включаючи інструменти для колективної роботи та автоматизації ділових процесів.

Першочергове завдання системи управління змістом - збір з внутрішніх і зовнішніх джерел необхідного змісту і додавання його в корпоративне сховище.

Сховище змісту - основа системи управління вмістом в ЕСУД. Це безпечне середовище зберігання, що забезпечує організований доступ до змісту незалежно від його джерела і формату.

Способи поширення змісту в платформі Documentum можуть бути двох типів:

o витяг. В даному випадку зовнішні системи або користувачі повинні ініціювати запит через один з інтерфейсів доступу до сховища, на підставі якого система поверне необхідну зміст;

o публікація. Платформа ЕСУД на підставі встановлених бізнес-правил сама повинна отримувати необхідну зміст і публікувати його на віддалений сервер, файлосховищах, портали, друк і т. д.

В даний час до зберігання змісту, насамперед, висуваються вимоги надійності, економічної ефективності і можливості розширення його обсягів. Гнучка архітектура ЕСУД повинна забезпечувати інтеграцію з будь-архівною системою і системою зберігання даних. Оскільки сховище ЕСУД базується на операційній системі і базі даних клієнта, то ЕСУД повинна працювати з усіма сховищами даних, до яких є доступ через інтерфейс файлової системи, а також підтримувати всі сучасні СУБД корпоративного рівня. В результаті користувачам повинні бути відкриті переваги всіх інфраструктур зберігання, у тому числі JBOD, RAID, приводів CD, DVD, оптичних лазерних дисків, стрічкових накопичувачів, а також складних мережевих систем зберігання NAS (Network Attached Storage) і SAN (Storage Area Network). Крім того, користувачам ЕСУД повинні бути доступні системи зберігання, представлені через власні інтерфейси API, зокрема EMC Centera - система адресного зберігання змісту, володіє високою стійкістю і безвідмовністю роботи.

Згідно з сучасними нормами, що регулюють роботу з електронною інформацією, зміст корпоративного сховища має бути класифіковано і надійно збережено.

 
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі тими

Порядок електронного документообігу
Документообіг і діловодство в страховій організації
Електронний документообіг у банку
Перехід на електронний документообіг
Система управління інформацією, що забезпечує стратегічний розвиток організації
Моделювання і розробка регламентів організації діяльності та управління
Організація (підприємство) як соціальна система управління
Організація електронного продажу
Система теоретико-методологічних поглядів на розуміння і управління людьми в організації
Психологічні фактори електронної торгівлі
 
Предмети
Банківська справа
БЖД
Бухоблік і аудит
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика і естетика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Соціологія
Страхова справа
Товарознавство
Філософія
Фінанси