Меню
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Управління людськими ресурсами
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Інформаційна система про людських ресурсах

Інформаційна система про людських ресурсах, як правило, являє собою інтегровану систему, побудовану для забезпечення інформацією при прийнятті рішень про людських ресурсах. Розглянемо основні елементи інформаційної системи (рисунок 9.2).

Існує кілька об'єктивних причин того, чому організації впроваджують інформаційні системи управління людськими ресурсами:

1. Багато види діяльності по керуванню можуть виконуватися більш ефективно з меншим обсягом необхідної для обробки документації, потрібно зберігати набагато меншу кількість бланків і робити менше записів вручну.

2. Інформація, яка потрібна керівництву для прийняття рішень, може надаватися простіше і швидше.

3. Оскільки ефективне управління людськими ресурсами набуває все більшого значення в багатьох організаціях, інформаційна система досить ефек

Елементи інформаційної системи

Рисунок 9.2 - Елементи інформаційної системи

тивна і при стратегічному плануванні і прогнозуванні майбутньої потреби в людських ресурсах.

Існує безліч сфер для застосування інформаційної системи управління людськими ресурсами в організації. Основними областями застосування інформаційної системи є: автоматизація процесу нарахування заробітної плати, надання пільг, проведення відповідних відрахувань та інших елементів діяльності кадрових служб по управлінню людськими ресурсами. В основі інформаційної системи лежить база даних, доступ до якої здійснюється за допомогою програмного забезпечення, яке встановлено на комп'ютерах. Різноманітні облікові дані і різна облікова інформація про працівників та кандидатів можуть переводитися в форми, які потім використовуються комп'ютером в базі даних організації. Вхід у таку базу даних можуть здійснюватися з різними цілями, а дані немає необхідності повторювати і копіювати в окремих файлах, наприклад в файлах за платіжними відомостями заробітної плати або файли з персоналу.

Менеджер з персоналу може отримати доступ до сучасної базі даних для складання бюджету компенсації і оплат; працівник, що займається розподілом пільг, може входити в базу даних для отримання відповідних відомостей про пільги, а координатор з питань заробітної плати може користуватися цією базою даних для складання чеків на оплату службовців. При наявності інформаційної системи управління людськими ресурсами питання доступу до інформації набувають велике значення.

Комунікації в організації

Комунікації в організації обов'язково присутні в діяльності як керівника, так і працівника. Недостатнє володіння технікою комунікацій збільшує витрати часу на вирішення виробничих питань, ускладнює досягнення результату, народжує образи і конфлікти. Комунікації під час безпосередніх контактів з товаришами по службі, під час листування, телефонних розмовах, на нарадах, засіданнях, під час ділових переговорів і т. д. обов'язково присутні в діяльності будь-якого керівника.

Керівник набирає управлінське спілкування з підлеглими, щоб віддати розпорядження, вказівки, що-небудь запропонувати, порадити, отримати зворотну інформацію від підлеглого про виконання завдання, дати оцінку виконання завдання підлеглим.

Отже, керівник спілкується з персоналом, щоб:

- передати або отримати інформацію або вказівки;

- спонукати кого-небудь до дії;

- передати або отримати інформацію і спонукати до дій підлеглих;

- підготувати нараду, нараду, презентацію, конференцію, семінар.

За характером взаємовідносин спілкування може бути формальним або неформальним, індивідуальним або груповим.

Приклад індивідуального спілкування: бесіда, телефонна розмова, переговори і т. д.

Групове спілкування: нарада, збори, презентація, конференція, семінар і т. д.

Видача розпорядження, перевірка виконання та оцінка виконаного ці цілі по своїй суті відображають етапи управлінської взаємодії керівника з підлеглими і являють собою три функції комунікацій: видачу розпорядчої інформації, отримання зворотної інформації і видачу оціночної інформації.

Незважаючи на те, що службові обов'язки підлеглих визначаються відповідними посадовими інструкціями, їх діяльність досить часто регулюється оперативною інформацією, що виходить від керівника.

Розпорядча інформація за формою буває директивної і демократичною. До директивних форм відносяться наказ, розпорядження, вказівка, порада, прохання.

Керівнику слід використовувати при розпорядженнях:

- єдність професійної мови;

- облік рівня інтелекту;

- повноту інформації;

- логічність викладу;

- сконцентрованість уваги.

Все різноманіття видів комунікацій визначається за ознакою їх класифікації, тобто ознакою, у відповідності з яким вони набувають свою диференційовану забарвлення. Такими критеріями можуть бути об'єктивна сторона переговорів, суб'єктивна сторона переговорів, характер комунікації, територіальний статус, принцип прийняття рішень, умови взаємодії, результат переговорів, тип спільних рішень та ін.

У переговорах явно виділяється те, що може бути названо об'єктивної або предметною стороною. Тоді переговори можуть бути фінансові, ділові, економічні, політичні, військові, торговельні, за рішенням трудових спорів, дипломатичні та ін.

Про що б переговори велися, їх учасниками виступають люди. У цьому їх суб'єктивна сторона. У відповідності з цим переговори можуть бути міжособистісними (переговори проходять між окремими індивідами), межорганизационными (переговори проходять між окремими організаціями), міжнаціональними (переговори проходять між окремими державами), індивідуальними (дві особи домовляються про реалізації своїх спільних цілей), індивідуальними з посередником (медіатором), колективними (кожна із сторін представляє собою переговорну делегацію команду), двосторонніми (у переговорах беруть участь дві сторони, представлені індивідуально чи колективно), тристоронніми, багатосторонніми.

З точки зору характеру комунікації переговори можна класифікувати наступним чином:

-ділова розмова - це вербальна (словесна) форма ситуаційного контакту для досягнення деякого угоди;

- бесіда - предметний, упорядкований діалог;

- обговорення та співбесіда - це різновид бесіди з постановкою дискусійного питання;

- заява - це висловлювання або кілька висловлювань одного з учасників переговорів, присвячені обґрунтування чи спростування будь-якого затвердження;

- повідомлення-це система заяв, об'єднаних певною темою;

- спір - це словесне змагання при обговоренні чого-небудь, у якому кожна сторона відстоює свою думку, свою правоту; взаємне домагання на володіння чим-небудь;

- полеміка - це суперечка при обговоренні будь-яких питань, непримиренність висловлюваних підстав;

- дискусія - це вільне публічне обговорення якого-небудь спірного питання по проясненню істинності кожної тези.

Завдання керівника - переконувати підлеглих. Тому в діловому спілкуванні керівник повинен бути привітним, життєрадісним, в міру веселим, бадьорим, цілеспрямованим, впевненим у собі і розпочатій справі. Його не повинні відвідувати смуток і гнів. Згадайте A. C. Пушкіна:

Якщо життя тебе обдурить,

Не сумуй, не гнівайся!

У день зневіри змирися:

День веселощів, вір, настане.

Серце живе майбутнім;

Даний понуро:

Все миттєво, все пройде;

Що пройде, то буде мило.

Від керівника залежить успішність комунікацій в організації. Для цього важливо вибрати необхідні у ситуації, що склалася в організації форми і методи комунікацій.

Існують наступні форми комунікацій:

- суб'єктивні, в цілях продовження раніше досягнутих угод, переговори з метою нормалізації відносин;

- для досягнення перерозподільчих угод;

- для досягнення нової угоди, в цілях отримання непрямих результатів;

- спільні рішення;

- позиції і результати переговорів;

- висновок джентльменських угод;

- підписання протоколів про наміри;

- пакет, конвенція, декларація і т. д.

З точки зору результату переговори бувають плідні та безплідні, тобто безрезультатні.

Американський політолог і практик Ф. Чарльз Икле виділяє наступні методи комунікації переговорів:

1. Переговори в цілях продовження раніше досягнутих угод. Важливою характеристикою таких переговорів є наявність попередніх домовленостей. Їхнім результатом можуть бути підтвердження статус-кво або непринципові зміни у відносинах. Такі переговори часто ведуться в сфері торгівлі для продовження строку дії договору та внесення деяких уточнень і змін у договір з урахуванням кон'юнктури.

2. Переговори з метою досягнення перерозподільчих угод. Сенс таких переговорів полягає в тому, що одна із сторін, займаючи наступальну позицію, вимагає змін в угодах на свою користь за рахунок інших сторін. Вважається, що підстави ставити так питання можуть бути різні, в тому числі цілком обґрунтовані.

3. Переговори з метою досягнення нової угоди. Вони спрямовані на встановлення нових відносин і зобов'язань між що беруть участь в них сторонами. Це можуть бути, наприклад, переговори з новим партнером.

4. Переговори в цілях отримання непрямих результатів. Непрямі результати можуть не відображатися в угодах і навіть може не бути самих угод. У такій якості можуть виступати, наприклад, бесіди по встановленню контактів, виявлення точок зору партнерів, надання впливу на громадську думку. У цьому випадку головні проблеми взаємодії сторін можуть опинитися поза полем зору конкурентів, ЗМІ та ін.

Класифікація за типом спільних рішень розрізняє такі види переговорів: компромісні (взаємні поступки), якісного переходу до нового стану), зняття суперечності (повна згода), асиметричного рішення (вигоди сторін розподілені нерівномірно).

За характером взаємодії сторін переговори можуть бути прямі і непрямі (непрямі).

Прямими переговорами називають такі, при яких всі сторони одночасно присутні за столом переговорів і здатні вирішити предмет свого спору без зовнішньої допомоги.

Непрямими (побічними) переговорами називають такі, при яких прямого контакту сторін між собою не відбувається. Вони можуть відбуватися не тільки в різних приміщеннях одного будинку, але навіть в різних будівлях. Взаємодії між сторонами забезпечуються виключно через посередників.

Непрямі переговори надзвичайно складні за рахунок значного збільшення часу, відсутності ефекту безпосереднього спілкування сторін та їх довіри один одному.

Непрямі переговори використовуються у випадках, коли розбіжності між сторонами надзвичайно великі, а історія їхніх взаємин має ворожий характер.

Іноді говорять про рівні переговорів. У поняття "рівень переговорів" включається соціальний і політичний статус учасників переговорів. Статус самим безпосереднім чином пов'язаний з обсягом повноважень при прийнятті рішень. У такому разі переговори можуть бути на вищому рівні (ведуться між главами держав чи урядів), на рівні перших осіб організацій, на рівні експертів.

Існує два головних призначення внутрішньоорганізаційних комунікацій - вирішувати спори і знаходити шляхи співпраці.

Внутрішньоорганізаційні функції переговорів наступні:

1. Інформаційна функція переговорів реалізується в тих випадках, коли сторони не готові на спільні дії і рішення з-за їх невигідність або передчасність; у таких випадках сторони зацікавлені тільки в обміні поглядами, точками зору на проблему, обмін інформацією для вироблення позицій і пропозицій до подальших переговорів.

2. Комунікативна функція орієнтована на налагодження між двома сторонами-партнерами нових зв'язків і відносин. Однак якщо переговори обмежені тільки цією функцією, то це швидше консультації, а не переговори.

3. Координаційно-регулятивна, а також контролююча функції реалізуються, як правило, при наявності добре налагоджених відносин між партнерами, коли вже є певні домовленості між ними і переговори ведуться з приводу досягнутих раніше спільних рішень, наприклад, про план ходу їх реалізації.

4. Відволікання уваги партнера від інших проблем. Ця функція реалізується за умов, коли одна зі сторін не зацікавлена в конструктивних переговорах і жорстко орієнтована на перемогу.

5. Пропагандистська. Ця функція реалізується, по-перше, коли дійсного бажання вирішувати проблему одна із сторін (або обидві сторони) не має, але, проте, зацікавлена в сприятливому для себе громадській думці; і, по-друге, коли необхідно переконати партнерів взяти свою позицію або точку зору.

Предметом переговорів є взаимоприятные пропозиції учасників переговорного процесу. Предмет переговорів можна розглядати на двох рівнях аналізу: конкретному й абстрактному.

На конкретному (змістовному) рівні аналізу предметом переговорів, як правило, виступають певні об'єкти, що представляють взаємний інтерес. Наприклад, фінансування інвестицій, купівля (продаж) товару, підвищення заробітної плати, наймання житлового приміщення, оренда, придбання нерухомості, розподіл обов'язків і сфери відповідальності, угода про укладення або розірвання шлюбу і багато іншого. Взагалі будь-яке бажання, яке має бути задоволене, може бути приводом для людей, принаймні потенційним, для переговорів.

Позицією називається сформульоване однією стороною і прийняте іншою стороною пропозицію (або система пропозицій) про її сприйняття проблемної ситуації. Позиція - це, по суті, теза.

Оскільки позиція в переговорах досить релятивна (відносна), то не можна пов'язувати результат переговорів з торжеством тієї чи іншої позиції. Хороша позиція чи погана, але вона персоніфікована ("моя" або "його" позиція). І це - початкове кредо учасників переговорного процесу.

Вимоги до формування позиції такі:

- вона повинна бути визначена гранично ясно і чітко, лаконічно і конкретно, однозначно;

- у документі повинна бути викладена позиція в дійсному способі (ніякі форми умовного способу - "можливо", "ймовірно", "ймовірно" тощо - неприпустимі);

- у формулюванні позиції треба уникати образності, вона не повинна містити умовних речень, абстрактних визначень, протиріч, самоотрицаний.

Пропозиції - це пропозиції, які є підставою позиції. Пропозиції - це, по суті, аргументи і факти.

До пропозицій пред'являються ті ж вимоги, що і до позицій, крім того, кожна пропозиція повинна бути незаперечно доведеним положенням; зміст пропозицій не повинно змінюватися в ході переговорного процесу; стосовно до кожної пропозиції повинні чітко фіксуватися її підстави: факти, висновки, гіпотези; пропозиції повинні бути достатніми для обґрунтування позиції; всяка пропозиція служить підставою для чогось, але не для всього (закон обмеження пропозиций); виявлення недоброякісної пропозиції передбачає вилучення самої позиції з предметного поля переговорів (закон зворотного зв'язку).

Велика переговорна практика показує, що саме позиції сторін, а не обговорення проблеми зумовлюють напрям переговорів, особливо якщо про них було заявлено публічно. Позиції, щодо яких було поспішно заявлено публічно, як правило, обмежують спектр можливих рішень основної проблеми переговорів.

Внутрішньоорганізаційні комунікації повинні плануватися заздалегідь. Не слід покладатися на імпровізацію, але не має сенсу планувати і продумувати всі етапи майбутньої зустрічі до найдрібніших деталей і подробиць. Бажано погодити схему майбутніх бесід, виявити ключові моменти зустрічі, визначити свою лінію поведінки.

Результатом поганої організації переговорів можуть бути матеріальні зустрічі і втрата репутації.

Найбільш раціональним варіантом послідовної аргументації своєї позиції на переговорах є перехід від суджень з малою силою переконливості до більш сильним умовиводів.

Вміння слухати співрозмовника - ефективний етап бесіди. Важливо використовувати зворотний зв'язок з учасником переговорів, в потрібний момент зуміти відвернути від основних питань, обов'язково треба надати можливість іншій стороні закінчити аргументацію висловлювань. Не можна допускати при переговорах відставання слова від думки. Загальноприйняте відстань при завершальному діловому спілкуванні з співрозмовником - до двох метрів. Керівник при передачі інформації не повинен використовувати тільки письмову форму, необхідні особисті контакти, у процесі яких можна дати необхідні напрямки проведених переговорів.

Підготовка до переговорів включає рішення наступних питань:

- аналіз проблеми та діагностика ситуації;

- формування загального підходу, основних цілей і завдань;

- визначення переговорної позиції, можливих варіантів розв'язання проблеми та узгодження інтересів;

- формування пропозицій та їх аргументація;

- формування позиції на переговорах.

Організаційна підготовка переговорів передбачає вибір місця проведення переговорів, формування делегації, вибір методів підготовки до переговорів.

Ведення переговорів припускає активність обох сторін. Пасивність зазвичай говорить про поганий опрацювання позиції.

На переговорах критика і звинувачення не допомагають вирішенню питань. Згоду партнера піти на поступку не треба розглядати як прояв слабкості.

Вимоги до характеру бесіди прості, але обов'язкові: спокійний тон, навіть у випадку, якщо партнер роздратований або агресивний, необхідно уважно вислуховувати співрозмовника до кінця, не перебиваючи.

Крім переговорних процесів важливим фактором підвищення ефективності внутрішньоорганізаційних комунікацій є культура ділового листа.

Кожен лист має бути строго індивідуально. У бізнесі дорожче цінується час. Тому завжди потрібно пам'ятати про те, що діловий лист повинен бути коротким, точним і по суті.

Ділова кореспонденція рідко охоплює кілька тем. Якщо все ж у листі потрібно висвітлити кілька питань, то їх бажано відокремити один від одного візуально, тобто пронумерувати.

Найкращий варіант - коли ділове лист містить відповідь на будь-яке питання або однорідну інформацію. У цьому випадку лист виходить точним і стислим.

Листування - спілкування в мініатюрі, це своєрідне мистецтво, яке має свої традиції і закони:

- лист повинен бути коротким, якщо ви хочете, щоб його прочитали. Оптимальний обсяг листа - до однієї сторінки;

- гарний лист має бути чітким. У ньому - короткі слова, короткі фрази і короткі абзаци;

- уникайте складних, вузькопрофесійних незрозумілих слів і виразів. Повинна бути максимальна доступність тексту для розуміння. Вживайте прості фрази, точно і однозначно виражають суть;

- повинні бути дотримані норми граматики та правопису, а також вимоги ділового етикету.

Безіменно писати не рекомендується. Без імені можна відсилати лист фірмі чи установі, але проставляти на адресу оборот: "Генеральному директору", без зазначення його прізвища та ініціалів. При необхідності отримати швидку відповідь на діловий лист або запит можна написати наступне: "Розраховуємо, що Ви відповісте при першій же можливості".

В кінці листа ставлять підпис та прізвище, нижче вказують посаду і назву фірми. Якщо лист рекламного характеру, то прізвище та підпис необов'язкові. Не варто починати лист з займенника "Я".

Постскриптум (РБ) виносять вниз. Підпис під діловим листом завжди робиться від руки.

Загальне правило для будь-якої кореспонденції - лист повинен вільно поміщатися в конверт. На будь кореспонденції проставляють зворотну адресу. Поштові листівки в діловому листуванні не використовують, можна послати телеграму.

Складається лист текстом всередину. Найважливіші ділові листи слід не згинати, а надсилати у великому щільному конверті. Отримавши листа у присутності стороннього, відкладіть його вбік і закінчите спочатку вашу бесіду. Якщо лист терміновий, вибачтесь перед співрозмовником, відійдіть в сторону і перегляньте послання як можна швидше.

Листівки з привітаннями та запрошеннями надсилаються без конвертів.

У деяких випадках діловий етикет рекомендує передавати інформацію тільки в письмовому вигляді: наприклад, запрошення на діловий прийом, привітання з ювілейною датою та ін Більш того, в окремих випадках це письмове повідомлення повинно бути зроблено обов'язково від руки.

Наприклад, вираз співчуття ніколи не друкується. Подяка за привітання (з підвищенням по службі, з нагоди одруження) теж рекомендується писати від руки.

Факторів підвищення ефективності внутрішньоорганізаційних комунікацій багато, і важливо їх грамотно використовувати.

 
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі тими

Інформаційне забезпечення системи управління людськими ресурсами
Інформаційне забезпечення системи управління людськими ресурсами
Забезпечуючі підсистеми управління людськими ресурсами
Практичний досвід впливу японської культури на управління людськими ресурсами
Технічне забезпечення системи управління людськими ресурсами
Комунікації в організаціях
Переконуюча комунікація
Типи комунікації
ВИДИ І ФОРМИ КОМУНІКАЦІЇ
 
Предмети
Банківська справа
БЖД
Бухоблік і аудит
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика і естетика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Соціологія
Страхова справа
Товарознавство
Філософія
Фінанси