Меню
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Управління персоналом
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Інформаційно-технічне забезпечення системи управління персоналом

Реалізація кадрових завдань безпосередньо залежить від якості і кількості інформації, на основі якої буде прийнято те чи інше рішення. Інформаційне забезпечення включає в себе збір, аналіз і зберігання інформації.

Інформація - це сукупність відомостей, повідомлення, що зменшує наявну невизначеність в системі управління персоналом.

Якість поданої інформації залежить від критеріїв оцінки інформації, тобто по таких позиціях визначається, наскільки вона повна, актуальна, достовірна, доступна і адресна.

Полпота інформації полягає в тому обсязі, який необхідний і достатній для прийняття управлінського рішення. Брак інформації призводить до помилкового рішення, а надлишок - до утруднення пошуку рішення.

Актуальність інформації означає, що за час збору і обробки інформація не застаріла, а як і раніше відповідає сучасному стану справ.

Достовірність інформації забезпечується її відповідністю реальному стану справ.

Доступність інформації передбачає, що інформація представлена у зручному для обробки вигляді.

Адресність інформації полягає в тому, що вона повинна бути спрямована особі, що приймає рішення (ОПР).

Виділяють зовнішній і внутрішній джерела інформації: До зовнішніх джерел відносять:

o спеціалізовані періодичні видання;

o довідково-правові та нормативно-правові системи;

o відповіді на запити у відповідні органи;

o Інтернет-ресурси;

o протокольні заходи - виставки, ярмарки, конференції.

В якості внутрішніх джерел виділяють інформаційно-пошукові та довідково-інформаційні системи (ІПС), тобто комплекс документів організації та класифікатори.

Інформацію, отриману в результаті досліджень і розробок, називають первинною, а перероблену на основі одного або кількох джерел - вторинною. При роботі з інформацією необхідно спиратися на першоджерело, однак, якщо це неможливо, то рекомендують використовувати якісну вторинну інформацію.

Основним носієм інформації служить документ, тобто відомості, зафіксовані на матеріальному носії, що мають офіційний характер і підлягають використання або подальшої обробки і передачі адресату.

Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання: відправлення та (або) напряму в справу називають документообігом. Прийнято виділяти три документопотоку: вхідний, вихідний і внутрішній. Алгоритм роботи з вхідної документації представлений на рис. 5.1.

Вхідна документація представлена у вигляді листів та інших документів, що надходять в організацію, вона повинна ретельно перевірятися, на практиці можливі помилки даних, потім інформація сортується - частина надходить керівнику організації, а листи з позначкою "особисто" не реєструються і передаються виконавцю.

Вхідна документація реєструється шляхом проставлення індексу і дати з занесенням зведенні в спеціальних журнал, тільки після цього вона надходить до керівника па розгляд. Після резолюції керівництва документ відправляють виконавцю, хід виконання контролюється. Після виконання документа в журналі реєстрації вхідної документації робиться відповідний запис, кореспонденція підшивається у справу. В подальшому можлива інформаційно-довідкова робота по даному документу.

Порядок обробки вихідної документації дещо відрізняється (рис. 5.1, б). Під вихідним документопотоком розуміють документи, підготовлені організацією для відправлення в інші інстанції. В першу чергу складають проект документа, далі проходить етап узгодження, можлива доопрацювання документа. Служба документаційного забезпечення управління перевіряє правильність оформлення представленого проекту. Потім документ підписується керівником, після чого він реєструється і надсилається адресату. Другий примірник документа підшивається в справу.

Внутрішні документи створюються для внутрішнього користування в організації, вони складаються, обробляються і зберігаються у рамках однієї організації. Порядок роботи з внутрішніми документами спочатку аналогічний порядку роботи з вихідною документацією, а потім з вхідною.

Технічне забезпечення системи управління персоналом - це сукупність технічних засобів збору, реєстрації, накопичення, обробки, передачі та подання інформації.

До основних технічних засобів відносяться: персональний комп'ютер з виходом в мережу Інтернет; принтер; копір; сканер; канцелярське приладдя; офісні меблі; телефонний апарат; встановлене технічне забезпечення.

Алгоритм роботи з вхідною (а) та вихідної (б) документацією

Рис. 5.1. Алгоритм роботи з вхідною (а) та вихідної (б) документацією

До технічних засобів, що використовуються в системі управління персоналом, пред'являються наступні вимоги:

o інформаційна, програмна і технічна сумісність входять в нього засобів;

o адаптованість до змін у роботі служби управління персоналом;

o можливість розширення в цілях підключення нових пристроїв.

Від того, наскільки представлені технічні засоби будуть задовольняти потреби служби персоналу, залежить зміст оптимальних умов праці, що, в свою чергу, впливає на ефективність функціонування служби управління персоналом.

Останнім часом в сучасних організаціях особливу увагу приділяється автоматизованих систем управління (АСУ), тобто сукупності технічних засобів, математичного забезпечення, форм організації збору, обробки і передачі інформації, що дозволяє здійснювати оптимальне ведення контрольованих процесів за встановленими для цього програмами.

Створення автоматизованої системи управління персоналом економічно виправдано тільки у великих організаціях, що пов'язано зі значними фінансовими витратами. Тому рішення про впровадження даної системи має бути підкріплене відповідними економічними розрахунками.

 
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі тими

Кадрове, інформаційне, технічне і правове забезпечення системи управління персоналом
Система управління знаннями на рівні персоналу організації
Технічне забезпечення системи управління людськими ресурсами
Правове забезпечення системи управління персоналом
ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ В УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМСТВОМ
Інформаційне забезпечення в системі управління маркетингом
Інформаційне забезпечення системи управління людськими ресурсами
Розробка інформаційного забезпечення систем управління підприємством
Види інформаційних систем управління документаційне забезпечення підприємства
Інформаційне забезпечення системи управління людськими ресурсами
 
Предмети
Банківська справа
БЖД
Бухоблік і аудит
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика і естетика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Соціологія
Страхова справа
Товарознавство
Філософія
Фінанси