Меню
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні системи і технології в економіці і управлінні
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Лекція 6 ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Після вивчення цієї глави студент повинен:

знати

o поняття документа, документопотоку, документообігу, системи документаційного управління;

o зони документа, склад їх реквізитів;

o базові інформаційні технології системи документаційного управління;

o поняття уніфікованої системи документації і загальні принципи уніфікації;

вміти

o проектувати макет форми документа;

o дати характеристику організаційно-розпорядчої документації;

володіти

o навичками визначення вимог, яким повинна задовольняти електронна система управління документообігом.

Основні поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності

Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють єс ідентифікувати.

Для організації ефективного управління економічною системою і раціональної автоматизації інформаційних процесів необхідно виявляти потоки інформації, проводити їх оцінку та оптимізацію.

До кожного класу інформації пред'являються особливі вимоги, наприклад, до управлінської інформації такі:

o повнота інформації для прийняття управлінського рішення;

o оперативність і терміновість її отримання точно в задані терміни;

o достовірність інформації, під якою розуміється її безпомилковість і несуперечність;

o адресність інформації, тобто точність надходження інформації конкретного адресата у відповідності з її компетенцією;

o доступність для сприйняття, залежить від якості користувальницького інтерфейсу і в тому числі правильності розробки документів, ступеня їх читабельності.

Документ - це матеріальний носій, на який наносяться деякі відомості, які відображають стан системи, або прийняте рішення строго встановленого змісту за регламентованій формі. Він володіє двома важливими властивостями: поліфункціональністю і наявністю юридичної сили. До числа функцій, які реалізуються з допомогою документа, що відносяться реєстрація первинної інформації або прийнятого рішення, передача, обробка та зберігання інформації. Наявність юридичної сили забезпечується реквізитом-підписом особи, відповідальної за достовірність відомостей, що містяться в документі.

Документопотік - це процес пересування документів одного типу від джерела виникнення або пункту обробки до споживача. Документопотоки пов'язують всі підрозділи економічної системи в єдину інформаційну середу і поділяються:

o на зовнішні, що входять в систему;

o внутрішні, що мають обіг в системі і призначені для задоволення внутрішніх інформаційних потреб;

o вихідні, зв'язують цю систему з іншими організаціями і підприємствами.

Оскільки документи виникають і пересуваються в системі по мірі виконання функцій управління або будь-яких ділових процесів, то на кожному підприємстві складається свій документообіг.

Документообіг - це рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, відправки адресату або передачі в архів, тобто регламентована сукупність взаємопов'язаних операцій, які виконуються над документом в строго встановленому порядку, на певному робочому місці, починаючи від моменту виникнення документа і закінчуючи здачею його в архів. По складу охоплюваних операцій документообіг може бути двох типів:

o операційний - орієнтований на обробку первинних і отримання зведених та аналітичних документів, що містять операційну атрибутику;

o універсальний - відображає операції обробки потоків слабоструктурированной інформації, що виконуються при виконанні управлінських рішень або ділових процесів.

Так як документообіг відображає рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання чи відправки споживачеві, то за ступенем охоплення підрозділів і фахівців економічної системи виділяють централізований документообіг, що охоплює всі підрозділи підприємства в єдину систему, і спеціалізований документообіг на рівні конкретного підрозділу, обумовлений специфікою його функціонування.

Документаційне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування, організації роботи з документами у процесі управління.

До складу кожного підприємства включається самостійний структурний підрозділ, основною метою функціонування якого є своєчасне забезпечення документами процесів управління і ділових процедур. Таким підрозділом є система документаційного забезпечення управління (СДОУ), яка призначена для вирішення наступних завдань:

o документування прийнятих організаційних, планових та адміністративних управлінських рішень;

o документаційне забезпечення управління;

o отримання, фільтрація і розподіл потоків зовнішньої і внутрішньої інформації керівникам і виконавцям підрозділів відповідно до їх повноважень;

o контроль їх виконання, аналізу якості та термінів виконання;

o організація зберігання, пошуку документів та видачі документів, необхідних для виконання функцій управління або ділових процесів і процедур.

Документаційне забезпечення управління здійснюється при виконанні наступних видів діяльності:

o документування;

o діловодство, тобто організація роботи з документами.

Документування являє собою процедуру створення документів, що відображають факти, події або показники, одержувані при виконанні функцій управління або ділових процесів, тобто їх складання, оформлення, узгодження і виготовлення.

Діловодство - комплекс заходів по ДОУ підприємства або організації, систематизації архівного зберігання документів, забезпечення руху, пошуку, зберігання та використання документів.

Архів - це організація чи її структурний підрозділ, що здійснює прийом і зберігання документів для використання ретроспективної документної інформації.

Електронний архів застосовується при систематизації архівного зберігання електронних документів в рамках ДНЗ.

Діловодство призначене для перевірки, відбору та забезпечення працівників апарату управління підприємства необхідною документованої інформацією при виконанні будь-яких функцій управління, ділових процесів і процедур.

Ділова процедура - послідовність певних операцій (робіт, завдань, процедур), які здійснюються співробітниками організацій для вирішення якої-небудь задачі в рамках діяльності підприємства або організації.

Якщо узагальнити вироблені спеціалістами ДНЗ формулювання, то процес документообігу можна охарактеризувати як дисципліну, пов'язану зі спільною обробкою документів.

Якість організації ДОУ залежить від рівня організації роботи з документами забезпечення руху, пошуку, зберігання та використання документів, тобто організації документообігу. Кожний документ (як створений в організації, так і отриманий з інших джерел) має свій регламент, за яким ведеться робота з ним на підприємстві, що становить її документообіг.

Сукупність взаємопов'язаних документів, які систематично використовуються для процесів управління об'єктом, називається системою документації (СД). До її складу входить кілька сот різних форм документів, які можна класифікувати за різними ознаками.

За змістом можна виділити клас управлінських чи організаційно-розпорядчих документів (ОРД), що використовуються для адміністративного управління; економіко-статистичних документів, призначених для економічного управління підприємством; науково-технічних документів, що виникають при проектуванні і виробництві нових видів продукції; юридичних документів, що регламентують відносини колективу як всередині підприємства, так і його відносини з зовнішнім середовищем, включаючи вищі та урядові організації, підприємства-споживачі готової продукції або послуг, підприємства-постачальники сировини і матеріалів та ін

Служба СДОУ орієнтована на роботу з ОРД, які використовуються для виконання організаційної та адміністративно-розпорядчої функцій управління. Всі вони відносяться до офіційних документів, тобто створеним організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Таким чином, кожен документ має свого автора.

Організаційно-розпорядчі документи можна класифікувати за змістом (семантикою) і формі (синтаксису). За змістом ОРД ділять на три основних класу:

1) організаційні - комплекс взаємозв'язаних документів, які регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та спеціалістів підприємства. До класу організаційних документів, які є базовими для роботи і які складаються при створенні фірми, належать установчі документи (статут, договір), структура і штатна чисельність працівників, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку (положення про персонал), положення про структурних підрозділах, посадові інструкції працівників;

2) розпорядчі - оформляють прийняті управлінські рішення. До них належать накази з основної діяльності та особового складу, розпорядження, вказівки, протоколи короткою, скороченої і повної форми. Ці види документів є основними для виконання ділових процедур;

3) інформаційно-довідкові - складаються при виконанні функції обліку, контролю та ділових процесів. До них відносяться листи вхідні та вихідні телеграми внутрішні і міжнародні, факси, акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, звіти, огляди, реферати, списки, переліки, реєстраційно-контрольні картки та графіки виконання робіт.

За формою ОРД поділяють на формалізовані та неформалізовані.

До числа формалізованих відносять типові і стандартні документи. Вони характеризуються наявністю типового складу і розташування реквізитів, їх стандартним оформленням та використанням паперу стандартних розмірів.

Неформалізовані документи (звіти, огляди, реферати) відрізняються нестандартним змістом і відсутністю типової форми розташування реквізитів.

Основними завданнями вдосконалення діловодства на основі інформаційних технологій є: розробка і встановлення раціональних форм ДНЗ; використання прогресивних методів і форм роботи з документами; уніфікація, стандартизація та автоматизація діловодства.

 
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі тими

ОРГАНІЗАЦІЯ І ЗАСОБИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Інформаційне забезпечення управлінської діяльності
Види інформаційних систем управління документаційне забезпечення підприємства
ІНСТРУМЕНТАЛЬНІ ЗАСОБИ КОМП'ЮТЕРНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ІНФОРМАЦІЙНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Інформаційне забезпечення управлінського аналізу
Види інформаційних систем управління документаційне забезпечення підприємства
Інформаційне забезпечення управлінської діяльності
Основні характеристики та принципи прийняття та реалізації управлінських рішень
Основні аспекти оцінки ефективності управлінських рішень
Мета, основні поняття, завдання управлінського аналізу
 
Предмети
Банківська справа
БЖД
Бухоблік і аудит
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика і естетика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Соціологія
Страхова справа
Товарознавство
Філософія
Фінанси