Меню
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Координація як форма організації співпраці

Координація забезпечує цілісність, стійкість організації або більш великої системи. Вона спрямована на узгодження, упорядкування дій в організації, приведення їх у відповідність до поставленої метою.

Координація здійснюється за допомогою створення робочих груп, інформаційних систем, призначення координатора, а також через створення відповідних організаційних структур управління.

Робоча група - група, сформована для вирішення конкретної проблеми із залученням представників різних служб і підрозділів. Робочу групу можна формувати в стислі терміни, що дозволяє оперативно вирішувати виникаючі питання.

Координація передбачає обмін інформацією всередині підрозділів і між ними. У сучасних організаціях він здійснюється з допомогою комп'ютерних мереж і відповідних інформаційних систем. Ці системи дозволяють складати і розповсюджувати в електронному вигляді звіти, пам'ятні записки та інші документи, а також здійснювати оперативний обмін інформацією між співробітниками.

Координатор - спеціальна посадова особа, що відповідає за координацію діяльності різних служб.

Анрі Файоль про координацію як однією з основних функцій управління

Перший докладний опис сутності координації дав засновник класичної школи управління Анрі Файоль (1841 - 1925) у своїй роботі "Загальне і промислове управління" (1916). Виділяючи шість груп суттєвих операцій в кожній організації і на кожному підприємстві (технічну, комерційну, фінансову, страхову, облікову та адміністративну), Файоль уточнює, що адміністративні операції "утворюють особливу функцію, що звичайно позначається ім'ям управління, властивості та межі якої визначаються досить незадовільно. Передбачення, організація, координування і контроль складають у звичайному розумінні безперечну область управління".

У ряду основних адміністративних функцій координація слід у Файоля безпосередньо за функцією розпорядництва, випереджаючи контрольну діяльність. Тому може здатися, що її зміст реалізується, коли підприємство вже набуло завершені технічні, економічні, організаційні форми, розпочато працювати, коли процес управління вступив у фазу розпорядчих дій, а в їх реалізації виникли труднощі, зумовлені властивостями персоналу. Так можна попять вираз "пов'язувати, гармонізувати всі дії і всі зусилля". Однак роз'яснення, яке дає сам Файоль, змінює перше поверхове уявлення. Функція координації виявляється значно більш широкою за сферою дії і глибині:

"Координувати це значить - погодити всі операції у підприємстві таким чином, щоб полегшити його функціонування і успіх.

Це означає - надати матеріального і соціального організму кожного відділу належні пропорції, щоб вони могли надійно і економно виконувати свої функції.

Це значить - враховувати стосовно кожної операції - технічної, комерційної, фінансової і т. д. - ті зобов'язання та наслідки, які вона тягне за собою для всіх інших операцій підприємства.

Це значить - співвідносити витрати з фінансовими ресурсами, обширність нерухомості та обладнання з потребами виробництва, постачання з споживанням, збут з розмірами виробництва.

Це значить - висувати на перший план істотне і на другий - другорядне.

У добре координовану підприємстві ми можемо зазначити наступне:

а) кожна служба працює у злагоді з іншими, всі операції виконуються в порядку та надійно;

б) в кожній службі відділи і підвідділи точно проінформовані щодо частки їх участі у спільній роботі і тієї допомоги, яку вони повинні надавати один одному;

в) програма ходу робіт у різних службах і відділах кожної служби постійно узгоджується з обставинами".

У трактуванні Файоля координація вимагає: прогнозування, щоб врахувати наслідки кожної операції; планування, щоб визначати пріоритети і співвідносити витрати (бюджетування, розподіл ресурсів); організації (структуризації, групування), щоб надати організму підприємства "належні пропорції розпорядництва, щоб пристосовувати засоби до мети".

Координоване підприємство, по Файолю, - то, в якому окремі функції управління не відособлені, вони здійснюються в тій мірі, в якій це необхідно для успіху і виживання підприємства в цілому. В такому організмі кожна окрема функція управління виявляється більш яскраво, стає більш ефективною сама по собі, отримуючи підтримку з всіх рівнів організації. Таким чином, координація являє собою посилення функціональності цілого через забезпечення взаємної підтримки функцій управління.

Значний внесок у розвиток ідей А.с Файоля внесли керівники компанії "Дженерал Моторі" Джеймс Муні (1884-1957) і Алан Рейлі (1869-1947). Вони розглядали ефективну організацію як систему, побудовану на основі формальних принципів. Новизна підходу Дж. Муні та А. Рейлі до вивчення координації але порівняно з А. Файолем полягала в тому, що координація в їх трактуванні домінувала по відношенню до всіх функцій управління: вона придбала статус принципу, якому підпорядковані всі інші принципи та функції організаційної діяльності.

В теорії менеджменту координація розглядається в різних контекстах, в залежності від тієї чи іншої теоретичної моделі менеджменту.

Координація: "школа людських відносин". Формальні механізми управління не можуть бути реалізовані крім людей - учасників організації. "Школа людських відносин" звертає увагу на те, що координація не може бути ефективною, якщо люди не бажають співпрацювати. Однак організаційні механізми (як формальні, так і неформальні) можуть створити умови і стати каталізаторами цього співробітництва. Завдання полягає в тому, щоб розробити і забезпечити застосування методів і засобів, найбільш щадних людські ресурси організації. Тому проблема координації може розглядатися у зв'язку з межами можливого навантаження керівника і контролю над підлеглими. Децентралізація структури повноважень розглядається як спосіб розвитку персоналу та підвищення якості трудового життя в рамках концепції організаційного розвитку. Ключові поняття тут - "кооперація", "команди", "участь". Процес координації та інтеграції внутрішньогрупових і міжгрупових взаємодій розглядається як дозвіл міжособистісних і міжгрупових конфліктів.

Координація: системний підхід. Системний підхід обґрунтовує принципи бачення взаємозв'язку частини і цілого, елемента і структури, взаємозв'язку системи (цілого) і зовнішнього середовища. Основні положення загальної теорії систем і їх наслідки, принципи системного підходу сформулювати та обґрунтували Вільям Р. Ешбі (Ап Introduction to Cybernetics, 1958), Людвіг фон Берталанфі (General Systems Theory, 1968), Вест Черчмен (System Approach, 1968), Фремонт Каст і Джеймс Розенцвейг (Organizations and Management: A System Approach, 1970). Проблема координації тут розглядається в контексті забезпечення стійкості системи та структури у взаємодії з середовищем. Координація внутрішніх взаємодій аналізується як процес забезпечення цілого шляхом посилення интегративности складових його частин і елементів. Зміст цього процесу розглядається як розвиток функціональних залежностей, підпорядкування вимогам структури, що виражає інтереси цілого, частин і елементів. Розвиток функціональності включає в себе: розгортання функцій, їх диференціацію, розвиток змісту; породження нових функцій і властивостей елементів і частин; придушення і обмеження розвитку функцій, які перестали забезпечувати вимоги структури цілого. Тому процес координації включає також забезпечення сумісності на рівні елементів, сумісності на рівні частин (підсистем, функціональних вузлів, кластерів функцій), на рівні цілого (сумісність частин і підсистем з цілим) і сумісність системи (цілого) із середовищем (більш широкою системою).

Координація: ситуаційний підхід. Орієнтація на контекст, заперечення універсальності принципів менеджменту, акцепт на унікальність ситуацій та організаційних конфігурацій, характерні для ситуаційного підходу до менеджменту, сходять до ідей Мері Паркер Фоллет, висловлених ще у 20-х рр. минулого століття. В рамках цього напряму були відкриті залежності властивостей організаційної структури і технології, зв'язок з технологією організаційної культури і перевагу формальних або неформальних механізмів координації, особливості поділу праці по вертикалі (дослідження промислових організацій Джоан Вудворт і Джея Томпсона 50-60-х роках XX ст.). Зокрема, було встановлено, що серійна технологія зумовлює жорсткість, централізацію і високий рівень формалізації структури, домінування стандартизації і прямого контролю як засобів координації. У той же час організації з гнучкою несерийной технологією, безперервним і штучним виробництвом тяжіють до гнучкої децентралізованій структурі і неформальним механізмів координації.

Стабільність, одноманітність і передбачуваність завдань, що можливо в стабільній середовищі, призводять до встановлення домінування формальної стандартизації і прямого управління в якості основних координаційних механізмів. Якщо середовище рухлива, то зростає роль менеджерів-інтеграторів як основного механізму координації і відтворення структурних зв'язків. Дослідження наступних років підтвердили ці висновки та встановили вплив на організаційну структуру і вибір координаційних механізмів також розміру організації. Збільшення числа співробітників і підрозділів викликає зростання спеціалізації, стандартизації і централізації і пріоритет формальних механізмів координації.

Для забезпечення раціональності в умовах невизначеності зовнішнього середовища Дж. Томпсон запропонував використовувати "буфери", що пом'якшують вплив змін зовнішнього середовища на основні технічні функції. Вони покликані координувати внутрішні процеси в системі відповідно до змін середовища. Інструментами координації тут виступають буферні запаси ресурсів, планована адаптація, нормування споживання ресурсів.

Дж. Гелбрейт у своїх дослідженнях перевантаження комунікаційних каналів обґрунтував висновок про те, що усунення перевантаження вертикальних каналів комунікації може бути здійснене через створення нових горизонтальних взаємозв'язків. Основними механізмами координації тут будуть взаємне узгодження між менеджерами; використання посередників; створення тимчасових цільових груп; формування міжфункціональних бригад; призначення координаторів з інформаційними повноваженнями; призначення координаторів з управлінськими (розпорядницькими) повноваженнями; використання матричної структури.

Координація: організаційний дизайн Р. Мінцберга. Концепція Р. Мінцберга являє собою одне з найбільш детально розроблених і систематизованих уявлень процесів координації в організації. Автор аналізує активність структури як процес координації. Сама структура при цьому визначається як проста сукупність способів, за допомогою яких процес праці спочатку поділяється на окремі робочі завдання, а потім досягається координація дій за рішенням завдань.

Вказуючи на зв'язок механізмів координації з основними функціями управління, Р. Мінцберг фактично підтверджує, що вони взаємно проникають, а не існують окремо один від одного. Разом з тим автор не називає процес координації ні функцією, ні принципом управління.

Мінцберг виділяє п'ять основних механізмів координації: взаємне узгодження, прямий контроль, стандартизація робочих процесів, стандартизація випуску, стандартизація навичок і знань (кваліфікація). У процес координації може бути включений весь персонал організації. До переваг концепції цього автора слід віднести також встановлення залежності між різними типами бюрократичної організації (механістичної та професійної) і домінантними механізмами координації, детальний опис засобів, що використовуються в межах кожного способу координації.

Координація в державній службі. Координацією як процесом пропонується займатися все більшого числа державних органів. Особливо це актуально у зв'язку з скороченням функцій і органів галузевого державного управління та здійсненням адміністративної реформи в Російській Федерації.

Для сучасного етапу характерно збільшення питомої ваги координування в загальному обсязі діяльності державних органів. На те є причини, що визначаються об'єктивними процесами здійснення науково-технічного прогресу, інформатизації суспільства, поетапної інтеграції Росії у світове співтовариство та ін. Розвиток процесів координації пов'язано в даний час і з видозмінами в державно-політичному устрої суспільства, зокрема із забезпеченням взаємодії різних гілок влади в процесі реалізації конституційного принципу поділу влади.

Відповідно, можна визначити декілька напрямків координаційної діяльності органів виконавчої влади, різною мірою забезпечені правовим регулюванням.

1. Узгодження дій органів виконавчої влади з органами представницької влади, з Президентом Російської Федерації, а також між собою в процесі законопроектної діяльності.

2. Міжгалузева і міжрегіональна співпраця органів виконавчої влади, а також підприємств, установ, організацій з питань суміжного значення.

3. Взаємодія як в межах комплексу певних однорідних галузей, так і внутрігалузеве.

4. Міжнародне партнерство у різних формах.

 
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі тими

Основні форми координації в організації
Міжнародна координація
Організація і координація
Міжмуніципальне співробітництво як форма захисту місцевого самоврядування
Асоціація регіонального співробітництва Південної Азії (СААРК)
Координація як функція у системі менеджменту
Організація як функція управління
Розвиток уявлень про підприємницької функції: теорія ризику і невизначеності (Р. Кантильон, В. Тюнен) і теорія координації факторів виробництва (Ж.-Б. Сей)
Оптимізація ресурсів, логістична міжфункціональна і міжорганізаційних координація. Перехресні функції
Смерть однієї із сторін. Збіг боржника і кредитора в одній особі
 
Предмети
Банківська справа
БЖД
Бухоблік і аудит
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика і естетика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Соціологія
Страхова справа
Товарознавство
Філософія
Фінанси