Меню
Головна
 
Головна arrow Бухгалтерський облік і аудит arrow Внутрішній аудит
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Інвентаризація як методичний прийом внутрішнього аудиту активів і зобов'язань

У відповідності зі ст. 12 Федерального закону "Про бухгалтерському обліку" від 21 листопада 1996 № 129-ФЗ (зі змінами та доповненнями) інвентаризація є одним з ефективних методів підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку і бухгалтерської (фінансової) звітності.

З різних причин дані бухгалтерського обліку можуть відрізнятися від действительною кількості матеріальних активів, грошових коштів, що знаходяться в розпорядженні організації, і реально існуючих зобов'язань. До них можна віднести:

o природні причини - зміна ваги або якості матеріально-виробничих запасів внаслідок впливу температури, вологості, терміну умов зберігання, псування гризунами, мікробами, втрати при транспортуванні (приріст, усушка, розпил, утруска тощо);

o неточності при прийманні чи відпуску коштів - проміри, прорахунки, прогини, заміна одного сорту (виду) іншим (пересортування);

o помилки в обліку - це описки в первинних документах, арифметичні помилки в підрахунках підсумків группировочных і накопичувальних відомостей аналітичного і синтетичного обліку, неправильне відображення документальних даних на рахунках тощо;

o зловживання - розкрадання, обважування або обмірювання, обрахування, пряме привласнення матеріальних активів і грошових коштів.

Виникнення інвентаризаційних різниць за умисним, суб'єктивних причин виражається як у нестачах цінностей, так і їх надлишки.

Причинами розбіжності може бути незадокументированное надходження матеріалів, товарів, готової продукції на склад; відсутність у системі обліку даних про економію матеріалів, викликаної завищеними нормами витрати, необґрунтованими списаннями "шлюбу", зворотних відходів; неоприбуткування в касу грошових коштів (наприклад, від здачі площ в оренду) тощо

Всі ці явища нс можуть бути виявлені в момент їх вчинення, вони не піддаються обліку, оскільки не охоплюються документацією. Розбіжності фактичних і облікових даних визначаються тільки періодичними звірками, які дають можливість доповнювати і уточнювати облікові дані.

Інвентаризація - це перевірка фактичної наявності активів та зобов'язань організації і зіставлення отриманих даних про них з даними бухгалтерських рахунків з метою встановлення достовірності облікових показників та усунення можливих розбіжностей.

Порядок проведення інвентаризацій (їх кількість у звітному році, дати їх проведення, перелік активів і зобов'язань, що перевіряються при кожній з них) визначається керівником організації, за винятком випадків, коли проведення інвентаризації обов'язково і регламентовано нормативними документами, зокрема п. 15 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в РФ:

o при передачі активів в оренду, викуп, продажу, а також при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;

o перед складанням річної бухгалтерської звітності (крім активів, інвентаризація яких проводилася нс раніше 1 жовтня звітного року); інвентаризація основних засобів може проводитися один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років; в організаціях, розташованих у районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, інвентаризація товарів, сировини і матеріалів може проводитися в період їх найменших залишків;

o при зміні матеріально відповідальних осіб;

o при виявленні фактів розкрадання, зловживання при псування активів;

o у разі стихійного лиха, пожежі або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;

o при реорганізації або ліквідації організації та ін

Робочим нормативним документом, що визначає технічні аспекти проведення інвентаризації, є Методичні вказівки по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, затверджені наказом Мінфіну Росії від 13 червня 1995 року № 49 (в ред. від 8 листопада 2010 р.). Інвентаризації підлягають усі активи організації, що значаться на рахунках бухгалтерського обліку, в тому числі що знаходяться на відповідальному зберіганні, оперативному управлінні, орендовані та ін Крім того, інвентаризації підлягають фінансові зобов'язання організації.

Інвентаризація активів і зобов'язань є елементом облікової політики. Згідно ст. 6 ФЗ "ПРО бухгалтерському обліку" при формуванні облікової політики затверджується порядок проведення інвентаризації активів і зобов'язань. В ході інвентаризації необхідно нс тільки перерахувати кількість та загальну вартість наявних матеріально-производтвенных запасів, грошових засобів, інших необоротних та оборотних активів, зобов'язань організації, але і перевірити правильність їх оцінки, виявити заборгованість і борги, погашення яких малоймовірно і безнадійно до стягнення.

У тому випадку, якщо бухгалтерська звітність підлягає відповідно до законодавства обов'язковому аудиту, то відсутність документів про проведення інвентаризації активів і зобов'язань перед річної бухгалтерської (фінансової) звітністю може служити підставою для відмови у видачі позитивного аудиторського висновку про подану до аудиторської перевірки бухгалтерської (фінансової) звітності.

Організація може використовувати різні види інвентаризацій виходячи із специфіки діяльності та завдань, розв'язуваних у ході інвентаризації (табл. 6.4).

Таблиця 6.4. Відповідність видів інвентаризацій їх змісту

Відповідність видів інвентаризацій їх утримання

Інвентаризація може проводитися не тільки за ініціативою самої організації. З моменту набрання чинності частини першої Податкового кодексу РФ податкові органи вправі оглядати будь-які об'єкти, що використовуються платником податку для отримання доходів або пов'язані з утриманням об'єктів незалежно від місця їх знаходження (виробничі, складські, торгові й інші приміщення і території, проводити інвентаризацію належного платнику податків майна (ст. 31 H ДО РФ).

При проведенні інвентаризації повинні бути дотримані такі вимоги.

1. Раптовість. Це основна умова, що забезпечує успіх інвентаризації. При недотриманні цієї вимоги матеріально відповідальна особа може заповнити недостачу, позбутися від надлишків, скласти підроблені документи на наявні з лишки та недостачі.

2. Комиссионность (створення інвентаризаційної комісії). Будь-який вид інвентаризації завжди повинен проводитися за участю спеціально створеної комісії. Її склад визначається видом інвентаризації та затверджується наказом (розпорядженням) керівника із зазначенням строків роботи. Для проведення інвентаризації можуть створюватися постійно діючі, робочі або разові комісії.

3. Дійсність. При проведенні інвентаризації членами комісії безпосередньо перевіряється фактична наявність матеріальних активів та грошових коштів, а також стан розрахунків з контрагентами. Слід мати на увазі, що нс допускається заповнення інвентаризаційного опису на основі залишків по книгах або картках обліку, зі слів матеріально відповідальних осіб, без фактичної перевірки вмісту коробок, упаковок і т. п.

4. Безперервність. Інвентаризація проводиться безперервно. Якщо немає можливості провести інвентаризацію протягом дня, то застосовується правило "ключа і пломбіру". Суть його полягає в тому, що приміщення опечатується представниками інвентаризаційної комісії печаткою голови комісії, а ключ від нього залишається у матеріально відповідальної особи.

5. Участь матеріально відповідальних осіб. Сутність вимоги полягає в тому, що матеріально відповідальна особа обов'язково присутній при проведенні інвентаризації. Якщо матеріальну відповідальність несуть кілька осіб, то достатньо при наявності доручення інших осіб при проведенні інвентаризації.

Ефективність інвентаризації залежить від дотримання встановленого порядку се призначення, проведення, оформлення результатів.

Умовно процес інвентаризації можна розділити на чотири етапи.

1. Підготовчий. На даному етапі формується склад інвентаризаційної комісії, видається наказ (розпорядження) про проведення інвентаризації, визначаються строки початку і закінчення роботи. До початку роботи комісії бухгалтерія виводить бухгалтерські дані (залишки по книгах і картках) на кожну инвентаризируемую позицію. На цьому ж етапі інвентаризаційна комісія опечатує приміщення, місця зберігання матеріально-виробничих запасів, грошових коштів, цінних паперів, припиняє доступ сторонніх осіб на об'єкт, перевіряє правильність ваговимірювальних приладів та дотримання встановлених термінів їх таврування.

2. Основний (робочий), або перевірка фактичної наявності матеріальних активів. На даному етапі комісія в присутності матеріально відповідальної особи відбирає у нього підписку про те, що ним здані в бухгалтерію і пред'явлено всі документи по инвентаризируемым активів. Одночасно матеріально відповідальна особа готує їх до інвентаризації, тобто може бути проведено поділ активів за найменуваннями, здійснено розсортування товарів та оборотної тари, відділення бракованих і прийшли в непридатність товарів і т. п. Комісією проводиться перевірка фактичної наявності матеріально-виробничих запасів, грошових коштів та інших активів шляхом підрахунку, зважування, обмірювання. Отримані за результатами перевірки фактичної наявності активів дані комісія вносить в інвентаризаційну відомість.

3. Документальне оформлення 'результатів інвентаризації. На цьому етапі за допомогою порівняння фактичних даних і даних бухгалтерського обліку (книжкових залишків) виводяться і оформляються результати інвентаризації. Комісія оформляє інвентаризаційні опису чи акти інвентаризації не менш ніж у двох примірниках. Форми інвентаризаційних описів, актів інвентаризації і короткі вказівки щодо їх заповнення затверджені постановою Держкомстату Росії від 18 серпня 1998 року № 88 (з доповненнями від 27 березня 2000 р., 3 травня 2000 р.) "Про затвердження уніфікованих форм з обліку первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації". Результати інвентаризації в залежності від виду інвентаризуються, активів і фінансових зобов'язань можуть бути оформлені одній із наведених нижче форм облікової документації:

o Інвентаризаційний опис основних засобів (форма № ІНВ-1);

o Інвентаризаційний опис нематеріальних активів (форма № ІНВ-1а);

o Інвентаризаційний ярлик (форма № ІНВ-2);

o Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № ІНВ-3);

o Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей відвантажених (форма № ІНВ-4);

o Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання (форма № ІНВ-5);

o Акт інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, що перебувають у дорозі (форма № ІНВ-6);

o Акт інвентаризації дорогоцінних металів і виробів з них (форма № ІНВ-8);

o Інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться в деталях, напівфабрикатах, складальних одиницях (вузлах), обладнанні, приладах та інших виробах (форма № ІНВ-8а);

o Акт інвентаризації дорогоцінних каменів, природних алмазів і виробів з них (форма № ІНВ-9);

o Акт інвентаризації незакінчених ремонтів основних засобів (форма № ІНВ-10);

o Акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (форма № ІНВ-11):

o Акт інвентаризації готівкових грошових коштів (форма № ІНВ-15);

o Інвентаризаційний опис цінних паперів і бланків документів суворої звітності (форма № ІНВ-16);

o Акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № ІНВ-17);

o Довідка до акта інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (додаток до форми № ІНВ-17);

o Звіряльна відомість результатів інвентаризації основних засобів (форма № ІНВ-18);

o Звіряльна відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (форма № ІНВ-19);

o наказ (постанова, розпорядження) про проведення інвентаризації (форма № ІНВ 22);

o Журнал обліку контролю за виконанням наказів (постанов, розпоряджень) про проведення інвентаризації (форма № ІПВ-23);

o Акт контрольної перевірки правильності проведення інвентаризації цінностей (форма № ІНВ-24);

o Журнал обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій (форма № ІНВ-25);

o Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією (форма № ІНВ-26).

Зазначені інвентаризаційні описи і акти, складені згідно з вимогами, є первинними обліковими документами.

Якщо при проведенні інвентаризації активів або зобов'язань, для яких в силу галузевих особливостей спеціальні форми не передбачені, організація розробляє власні акти опису або звіряльні відомості. Розробка організацією власних форм актів та описів здійснюється на основі типових та за умови обов'язкової наявності всіх необхідних реквізитів, що дозволяють встановити повноту і достовірність інформації, що міститься в них інформації. Перелік реквізитів, наявність яких в інвентаризаційних актах, описах і відомостях обов'язково, нормативними документами спеціально не встановлено. Проте до числа обов'язкових реквізитів можна віднести;

o найменування документа (інвентаризаційний опис, акт тощо);

o підстава проведення інвентаризації (номер, дата наказу, розпорядження тощо);

o найменування інвентаризуються активів і зобов'язань;

o місцезнаходження інвентаризуються активів;

o на яких балансових чи позабалансових рахунках обліковуються инвентаризируемые активи і зобов'язання;

o дати початку і закінчення інвентаризації;

o список матеріально відповідальних осіб.

Попередні результати інвентаризації комісія відображає негайно, матеріали інвентаризації передаються керівнику організації та головному бухгалтеру день проведення.

Остаточний результат інвентаризації оформлюється в бухгалтерії слічітельной відомості.

В акті звірки або слічітельной відомості по кожному виду активів (запасів, товарів, тари, коштів у касі) або зобов'язань показують залишки за обліковими даними і фактичні, природний убуток і остаточні результати інвентаризації - недостачу йди надлишки. Так, якщо по тарі ведеться кількісно-сумовий облік, то результат оформляють у слічітельной відомості по кожному найменуванню тари, кількості і сумі. За кожним випадком нестач і надлишків матеріально відповідальні особи повинні дати письмові пояснення.

4. Заключний етап. Характеризується систематизацією, узагальненням і реалізацією результатів інвентаризації. На підставі наказу (розпорядження) керівника на рахунках бухгалтерського обліку проводять бухгалтерські записи, які відображають результати інвентаризації.

З точки зору достовірності проведених процедур повинна бути здійснена перевірка правильності оформлення матеріалів інвентаризації, що включає в себе:

o правильність заповнення інвентаризаційного опису - найменування організації; кількість, сума, ціна матеріально-виробничих запасів і необоротних активів; час початку і закінчення інвентаризації; повне найменування матеріально-виробничих запасів (у разі наявності декількох видів матеріально-виробничих запасів - їх марки, сорту, артикули та ін); відсутність необумовлених виправлень в інвентаризаційному описі;

o наявність в інвентаризаційному описі підписів осіб, які беруть участь у проведенні інвентаризації, тобто всіх членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальної особи (підпис через копірку неприпустимі); наявність підписів осіб у випадках обумовлених виправлень;

o визначення результатів інвентаризації збігу даних бухгалтерського обліку і фактичних залишків; перевищення даних бухгалтерського обліку над фактичними залишками (в цьому випадку виникає нестача, яка в 'залежно від обставин інвентаризації відшкодовується винною особою або списується за рахунок інших доходів організації); перевищення фактичних залишків над даними бухгалтерського обліку (в цьому випадку виникають надлишки, які оприбутковуються, а їх величина відноситься на рахунок інших доходів організації. Недостачі і надлишки, виявлені в слічітельной відомості, можуть бути утворені в результаті пересортиці, природного убутку за рахунок обміру або обрахування покупців, завезення неоприбуткованого товару, приписок в інвентаризаційних описах, наслідком помилок у бухгалтерському обліку.

Оскільки матеріали інвентаризації мають доказову силу тільки при правильному оформленні, то вони в процесі заповнення перевіряються по суті їх змісту. Методом такої перевірки є зіставлення результатів мілітаризації з іншими даними. Використання такого прийому дозволить виявити способи приховання недостач або надлишків. Відомі наступні способи приховання недостач:

o внесення до інвентаризаційних описів неіснуючих запасів, товарів, інших активів. Застосування методів відновлення кількісного обліку, контрольного звірення залишків або опитувань осіб, які брали участь в інвентаризації, дозволяє виявити даний спосіб приховування;

o наступні дописки кількості запасів, товарів, інших активів до інвентаризаційного опису. Методом виявлення такого способу приховування є зіставлення різних примірників інвентаризаційного опису;

o зіставлення безтоварних видаткових накладних, виписаних на іншу організацію. Методом виявлення є проведення інвентаризації одночасно у всіх взаємопов'язаних організаціях шляхом зустрічної перевірки;

o несвоєчасне оприбуткування товарів, запасів, інших активів. Даний спосіб тимчасового приховування нестачі пов'язаний з неправильним складанням товарного (матеріального) звіту за день, що передує інвентаризації. Для виявлення таких способів приховування виявляються первинні документи, додані до товарних звітів, складених після проведення інвентаризації. Їх зміст зіставляється з тими запасами або товарами, які оприбутковані після інвентаризації.

Способи приховування надлишків також різноманітні. Серед них найбільш часто зустрічаються наступні:

o невключення до опису фактично наявних запасів, товарів, інших активів. Це могло бути здійснено шляхом обману членів інвентаризаційної комісії або за змовою з ними;

o складання безтоварних прибуткових накладних, що дозволять зменшити дані про надлишки;

o наступні дописки штрихів і цифр у графі "кількість запасів, товарів, інших активів". Застосування даного способу приховування можливо при наявності змови з членами інвентаризаційної комісії бухгалтера або матеріально відповідальної особи. Він може бути здійснено до підрахунку підсумкових сум за слічітельной відомості;

o несвоєчасне (дострокове) оприбуткування товарів, запасів, інших активів. Дана ситуація можлива в тому випадку, коли за товарним (матеріальним) звітами, складеними до інвентаризації, проводять прибуткові документи, що надійшли пізніше;

o несвоєчасне проведення за рахунками бухгалтерського обліку п регістрів поточного обліку видаткових документів. Даний спосіб приховування надлишків можливий у тому випадку, якщо видаткові документи, враховані до початку проведення інвентаризації, прикладаються до товарних (матеріальним) звітів, складених після це закінчення.

Виявлені порушення у вигляді приховування нестач або надлишків характерні для перекручення звітності про доходи, що підлягають оподаткуванню. Наприклад, в цілях приховування доходу в організаціях могла бути не повністю оприбутковано товар, не пробитий касовий чек, спостерігається включення страхового відшкодування в собівартість і ін Це дозволяє матеріально відповідальним особам вилучати частину виторгу, що призводить до спотворення величини оподатковуваного сукупного доходу.

При прийнятті рішення про використання результатів інвентаризації доджиа бути проведена оцінка повноти цих матеріалів, передбачає наявність наступних документів:

o наказу (розпорядження) про проведення інвентаризації та склад інвентаризаційної комісії;

o конкретної методики проведення інвентаризації з урахуванням специфіки діяльності організації;

o порядку отримання підтверджень облікових даних контрагентами організації;

o інвентаризаційного опису (не менше двох примірників);

o підписки матеріально-відповідальної особи про включення до початку проведення інвентаризації в товарний (матеріальний) звіт всіх прибуткових і видаткових документів;

o підписки матеріально відповідальної особи про відсутність на руках готівкових грошей і не належать йому запасів, товарів, інших активів;

o слічітельной відомості або актів результатів інвентаризації;

o письмового пояснення матеріально відповідальної особи за результатами інвентаризації;

o порядку врегулювання претензій до роботи інвентаризаційної комісії;

Реалізація результатів інвентаризації здійснюється на підставі наказу (розпорядження, рішення, протоколу) керівника (ради директорів) про прийняття рішення по розгляду і затвердження результатів інвентаризації.

У разі виникнення розбіжностей з питання погашення матеріального збитку організація може звернутися в судові органи.

 
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Схожі тими

Інвентаризація нематеріальних активів
Інвентаризація активів і розрахунків за зобов'язаннями
Загальний план і організаційно - методичні підходи до розробки програми внутрішнього аудиту
Методичні підходи до організації внутрішнього аудиту бізнес-процесів
Порядок і строки проведення інвентаризації нефінансових активів, зобов'язань
Управління внутрішніх аудитів
Інвентаризація майна і зобов'язань
Процедури та методи внутрішнього аудиту
Організація служби внутрішнього аудиту
Внутрішній аудит як форма фінансового контролю
 
Предмети
Банківська справа
БЖД
Бухоблік і аудит
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика і естетика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логістика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Політологія
Політекономія
Право
Психологія
Соціологія
Страхова справа
Товарознавство
Філософія
Фінанси